Karriär

Så vill Microsoft få anställdas livspussel att gå ihop

Allt vanligare med möten digitalt. Foto: Unsplash
Kristina Palm, docent i industriell arbetsvetenskap vid KTH och forskare på KI. Foto: KI
Microsoft Teams en vanlig kompanjon för kontorsarbetare världen över. Foto: Unsplash

Tuffare prioritering av arbetsuppgifter, bättre gränsdragning och mötesfria måndagar. Microsoft i USA har vässat sina strategier för att trötta medarbetare både ska bli mer produktiva och få en bättre balans mellan jobb och fritid. Är det receptet även för ett mer hållbart digitalt arbetsliv i Sverige?

Publicerad

Pandemin har vänt upp och ner på arbetslivet. Digitala möten, chattar och hemmakontor har blivit en del av vår nya vardag, där gränsen mellan jobb och fritid kan ha blivit suddigare.

På Microsoft i USA har data över medarbetarnas vanor och välbefinnande analyserats före och under pandemin. I början av coronautbrottet såg företaget exempelvis hur siffror över nöjdheten med balansen mellan fritid och jobb sjönk.

 –  Sammantaget upptäckte vi att överdrivet samarbete, brist på oavbrutet fokus, färre pauser under arbetsdagen och skippad ledighet var främsta drivkrafterna bakom den minskade balansen mellan arbete och fritid, skriver Dawn Klinghoffer, HR-ansvarig för personalanalys på Microsoft i ett inlägg i Harvard Business Review.

Microsoft kunde också se att företagets kunder ägnade dubbelt så mycket tid åt Teams-möten under pandemins första år. Mycket tid lades också på att chatta efter arbetstid.

Microsofts fyra strategier

Företaget har nu lanserat fyra strategier för att chefer ska kunna hjälpa sina anställda till ett mer hållbart digitalt arbetsliv.

Medarbetare bör få hjälp att prioritera bland arbetsuppgifter och få mer fokustid, men också uppmuntras till mer ledighet och gränsdragning.

Dawn Klinghoffer menar också att det är nödvändigt att omvärdera möten. En åtgärd är att undvika möten i början och slutet av veckan.

– Exempelvis kan måndagsmöten pressa anställda att förbereda sig under helgen och bidra till en ännu större känsla av att vara överväldigade. I stället bör man utforma måndagsmorgonen för att fokusera och förbereda teamen för samarbete resten av veckan, skriver Klinghoffer. 

Svenska forskaren: Väldigt individuellt

Arbetslivsforskaren Kristina Palm, som sedan 2017 forskat om vägar till ett hållbart digitalt arbetsliv, tycker att Microsofts analys är intressant. Hon menar dock att hänsyn måste tas till att många medarbetare i USA och andra länder hade strikta lockdowns i pandemins inledning, och att anställda därmed fick en mer extrem arbetssituation jämfört med Sverige.

Hennes egen forskning visar att synen på distansarbete och livsbalans är mycket individuell.

– Det går inte att säga att alla mår dåligt av det eller att alla tycker att det är bra. Det varierar dels på grund av vad man har för arbetsuppgifter, var och hur man bor men även vad man har för egna preferenser. Det här har vi sett i forskningen, säger Kristina Palm, docent i industriell arbetsvetenskap vid KTH och forskare på KI. 

Kristina Palm, docent i industriell arbetsvetenskap vid KTH och forskare på KI. Foto: KI

Nu leder hon en kvalitativ studie på KI för att se hur anställda påverkas av distansarbete under pandemin. Det gör hon genom att följa ett 50-tal kommunala tjänstemän, däribland rektorer, ekonomer och it-specialister, som haft möjlighet att jobba hemifrån. Bland annat undersöks hur väl de lyckas dra gränser mellan jobb och privatliv.

– Vi kan se att de som har bra rutiner för att starta dagen, tar pauser och avslutar arbetsdagen är tillfreds med det här sättet att jobba. Men i vårt material finns också de som fortsätter att jobba lite på kvällen, men ändå upplever att de har en bra balans i sitt arbetsliv. Så det här är också en väldigt individuell sak. 

Men liksom Microsoft interna studier visar, upplevs långa möten som hakar i varandra utan pauser som problematiska. Främst chefer som medverkar i studien upplever dagliga mötesmaraton som stressande.

Mötesfria måndagar kan därför vara ett sätt att bidra till bättre återhämtning, anser Kristina Palm.

– Kanske kan man även ha inställningar för att sluta möten tidigare. Men det här är inte alltid så enkelt om man arbetar med andra organisationer som har en annan kultur.

Trenden med många möten snart över?

Studien bland de kommunala tjänstemännen visar dock att trenden med extremt många möten i början av pandemin nu har ebbat ut lite, något som också medför nackdelar.

–  En del chefer pratar därför om att fler möten nu kanske behövs. De märker att man börjar tappa det sociala och att man inte delar med sig av hur arbetet går. Jag tänker att med nya restriktioner kanske chefer nu måste sätta sig ner med sina grupper och prata om vad man tar med sig och vad som behöver förändras, så att man inte slentrianmässigt fortsätter med samma rutiner. 

Men att strikt reglera arbetet för att få en bra balans mellan jobb och fritid är kanske inte lösningen som passar alla i ett hållbart digitalt arbetsliv, menar Kristina Palm. Strategier som att ingen exempelvis får jobba efter klockan 17 skulle även kunna leda till exkludering, befarar hon.

– Kanske ensamstående med barn behöver gå tidigare för att hämta på dagis och sedan jobba lite på kvällen i stället. Människor har olika förutsättningar och arbetsuppgifter. Som chef är det förstås svårare om man ska göra enskilda anpassningar, men att ha en kommunikation och förstå att människor har olika förutsättningar tror jag är en rimlig början.

Fakta: Microsofts strategier för en bättre balans mellan jobb och fritid

Prioritera: Chefer bör uppmuntra och hjälpa medarbetare att prioritera bland arbetsuppgifter och sätta gränser. Prioriteringar minskar också behoven av mötestid och frigör fokustid.

Utvärdera möten: Utvärdera effektiviteten för att undvika att medarbetare ägnar sig åt multitasking under möten som inte engagerar. Lägg in regelbundna pauser. Måndagsmöten ska undvikas.

Använd teknik för att freda fritiden: Föredrar man att jobba på kvällen och vill skicka e-post kan funktioner som fördröjer mejl till mottagaren användas. Ett annat sätt att skydda medarbetare på fritiden kan vara att uppmuntra dem att ta bort notifieringar. Då minskar pressen att kolla mejl och chattar. 

Underlätta ledighet: Hjälp ditt team att förstå att det finns många skäl att ta ledigt vid behov. Att kunna stänga av och vara ledig är viktigt för återhämtning och en bättre balans.