Så mejlar du effektivare

2017-07-10 11:30  
Det är viktigt att det du frågar efter kommer i den första eller andra meningen, enligt författaren Jocelyn K. Glei. Foto: Ismo Pekkarinen / IBL

Trots att vi själva avskyr det fördriver vi varandras tid med innehållsfattiga e-brev. Så här gör du för att bli mer konkret och effektiv i ditt mejlande.

Ingen gillar en tidstjuv. Men trots att de flesta av oss vet det händer det allt för ofta att vi låter småsaker dra ut alldeles för mycket på tiden. När alla är stressade är det bästa sättet att fånga andras uppmärksamhet – att respektera deras brist på tid.

Det innebär att när du mejlar så ska du vara konkret, tydlig och brevet ska innehålla något användbart. Detta kan du åstadkomma genom att ha en enkel strategi när du kommunicerar, det skriver Jocelyn K. Glei, författare till ”Unsubscribe; How to kill Email Anxiety, Avoid Distractions and get real work done” i en artikel för Fast Company.

1. Starta med frågan

Det är viktigt att det du frågar efter kommer i den första eller andra meningen. Visst, du ska inte vara allt för påstridig. Men linda inte in mottagaren i någon lång artighetsfras – en upptagen person kommer irriteras, eller i värsta fall arkivera brevet till senare när mer tid ges.

I en tid då vår koncentrationsförmåga inte är den bästa är det bättre att gå pang på rödbetan, och sedan gå in på förklaringar.

2. Etablera förtroende

Varför ska jag bry mig? Det är frågan många har främst när de öppnar ett e-brev, framförallt om det kommer från någon okänd. Därför krävs det att du etablerar förtroende tidigt. Om det är en ny kontakt – berätta för mottagaren varför du/meddelandet är viktigt att uppmärksamma. Är det däremot en kollega, legitimera varför det är viktigt exempelvis genom att indikera påtryckning från chef, extern kund eller annan auktoritet.

3. Ge en tydlig väg framåt

Vill du ha en bekräftelse, se till att bolla upp för en. Man får svar som man frågar – och är du vag i din framställan, blir svaret inget vidare heller. Om du dessutom försöker etablera kontakt med en person du inte känner riskerar du även att svaret helt uteblir om det krävs att de ställer en motfråga för att veta vad de ska göra.

Felix Björklund

Kommentarer

Välkommen att säga din mening på Ny Teknik.

Principen för våra regler är enkel: visa respekt för de personer vi skriver om och andra läsare som kommenterar artiklarna. Alla kommentarer modereras efter publiceringen av Ny Teknik eller av oss anlitad personal.

Här är reglerna för kommentarerna på NyTeknik

  Kommentarer

Ingenjörsbarometern

Ingenjörsbarometern logo

Ingenjörsbarometern rankar de attraktivaste arbetsgivarna. Undersökningen bygger på svar från nästan 14 000 ingenjörer.

Om Ingenjörsbarometern

Här är topp 10 2016:

  1. Google
  2. Tesla Motors
  3. Volvo Cars
  4. IKEA
  5. ABB
  6. Scania
  7. Apple
  8. Ericsson
  9. Saab
  10. Sweco

Aktuellt inom

Ledarskap