Kommunerna som väljer Office 365

Efter en snabb koll med några av landets största landsting och kommuner står en sak klart: det offentliga Sverige är helt och hållet Microsoftiserat. Nästan alla Ny Teknik varit i kontakt med använder Office. Långt ifrån alla har dock hunnit till den senaste versionen – den som nu stoppats i Göteborg – Office 365. Men undantagen tillhör å andra sidan några av Sveriges största verksamheter: Stockholms läns landsting, Malmö stad, Uppsala kommun och Region Uppsala.

Flera av dem har nu fortlöpande kontakt med både Göteborgs stad och Microsoft.

– Vi pratar med dem för att försöka förstå vad som hänt. Vad det är som påverkat dem och hur det kan påverka oss. Vår informationssäkerhetssamordnare, it-säkerhetsarkitekt och våra stadsjurister jobbar ganska aktivt med detta just nu, säger Patrik Kron, it-chef i Malmö stad.

Göteborgs stadsjurister anser att information kan röjas om man använder Office 365. Men ni kom alltså inte fram till samma sak i er säkerhetsanalys?

– Precis. Den här frågan är inte ny, utan det handlar om olika betraktelsesätt. Det är möjligt att det som skett i Göteborg kommer att påverka oss. Kanske behövs en ny kravställning på leverantören.

Läs mer:

Landstinget Region Uppsala gjorde sin säkerhetsanalys för två år sedan. Inte heller de kom fram till att det fanns några juridiska hinder för användningen av Office 365.

– Vår analys var att det var okej att införa. Nu håller vi på och tittar på det. Vad som ska och inte ska ligga i Office 365, säger Anne Nilsson, jurist på Region Uppsala.

På ett sätt kommer det som skett i Göteborg någorlunda lägligt. Om mindre än ett år måste det offentliga såväl som det privata anpassa sin verksamhet till den nya dataskyddsförordningen – en betydligt strängare version av Personuppgiftslagen.

– Det blir ett ökat fokus på säkerheten när man använder personuppgifter. Vi har ett projekt kring det som ska starta alldeles snart, säger Anne Nilsson.

Catrin Ditz är informationschef på Uppsala kommun. Hon anser att Uppsala hanterar den pågående utrullningen av Office 365 på ett säkert sätt.

– Vår bedömning är att ingenting framkommit i rapporteringen som visar någon risk för säkerhetsläckage kopplat till Uppsala kommuns pågående införande av Office. Vi räknar med att den fortlöper som planerat. Bedömningen baseras på att vi i vårt införande har valt att inte hantera känsliga eller sekretessklassade uppgifter i vare sig e-post eller andra funktioner i Office 365. Det framgår tydligt av de instruktioner som följer användningen av Office 365 i kommunen, säger Ditz.

En liknande hållning intar Stefan Schildt, it-direktör på Stockholms läns landsting.

– Med anledning av Göteborg har vi inte vidtagit någon specifik åtgärd. Sen jobbar vi alltid med säkerhet kring våra tjänster. Hur de får användas och inte användas. Göteborg har sin kravbild och vi har vår. De är inte identiska i alla lägen.

En lag att förhålla sig till när det offentliga vill ställa om till molnbaserade tjänster är OSL, Offentlighets- och sekretesslagen. Schildt tycker att deras Office 365-lösning lever upp till den.

– Ja, OSL är en rätt stor lagstiftning. Det som är känsligast hos oss är patientdata som hanteras i journalsystem. På det viset har vi en lösning som lever upp till den skyddsnivå vi behöver.

Hur fungerar det i dag med journalsystemet? Lagras den informationen direkt hos er?

– Ja, det driftas helt och hållet hos oss.

Och när det gäller e-post hanteras ingen information som skulle kunna omfattas av OSL?

– OSL är som jag sa en bred lagstiftning. Men vi skickar ingen informa-tion som omfattas av sekretess enligt OSL. Det är inte men ingen att man ska skicka sekretesskyddad information med e-post, utan det har vi andra system för.

Är det internpost då?

– Du kan göra det på många sätt, genom 1177 och legitimering via bank-id. Sedan finns det en speciell funktion för att skicka meddelande till läkaren som är skyddad på sitt sätt. När vi utbyter information om patienter inom vården går man in i journalsystemet. I vården faxar man vissa dokument.