KARRIÄR
Fyra mejlvanor du bör dumpa – och spara massa tid på kuppen
Det är 2023 – mejl bör inte längre vara ditt standarssätt att kommunicera. Här är fyra mejlvanor du bör vänja dig av med för din – och dina kollegors skull.
Publicerad
Uppdaterad
Du kanske har spelat det klassiska spelet Whac-a-mole? Du vet, det där du står med en klubba i handen och ska slå ner mullvadar som dyker upp ur spelplanen.
Nick Sonnenberg, som är författare till boken Come Up for Air: How Teams Can Leverage Systems and Tools to Stop Drowning in Work, jämför hanteringen av e-post med just det, fast där nya meddelanden dyker upp så fort man tror att man har kommit ikapp – i stället för mekaniska djur.
Detta gör att hanteringen av e-post blir en aldrig sinande uppgift.
För en mer produktiv vardag och bättre balans mellan jobb och privatliv kommer Sonnenberg med fyra användbara tips till sajten Fast Company. Tipsen består egentligen i att eliminera fyra dåliga vanor.
Mejl som standardverktyg för kommunikation
Författaren hävdar att det är viktigt att använda e-post på rätt sätt – och då måste man förstå dess syfte. Många använder mejl för intern kommunikation med arbetsgruppen, såsom att delegera uppgifter och projekt – det är inte e-postens huvudsakliga syfte.
I stället bör e-post användas för extern kommunikation med kunder, leverantörer och partners. Knepigt kanske du tycker, vad ska man då använda för intern kommunikation? Sonnenberg rekommenderar att man använder andra kommunikationsverktyg, som till exempel Slack eller Asana.
Mappar, mappar och mappar
En vanlig missuppfattning när det kommer till att organisera e-post är att skapa för många mappar, anser Sonnenberg. I stället för att hjälpa till att spara tid kan mappar faktiskt skapa ett onödigt tidsslöseri, eftersom du måste ta paus och flytta e-postmeddelanden till rätt kategori. Låt säga att du lägger tre sekunder på varje mejl och får 100 om dagen. Då slösar du på bara det fem minuter om dagen på att flytta runt meddelanden i mappar. På en vecka blir det 25 minuter – på en månad närmare två timmar.
I stället för att skapa ett mappkaos föreslår Sonnenberg att optimera inkorgen för informationssökning. Genom att arkivera kan man sedan söka efter namn, datumintervall eller ämne.
Radera mejl
Enligt författaren ska man inte radera e-post. I stället för att ägna tankekraft åt att bestämma vilka mejl som ska raderas eller ej är det smartare att arkivera alla.
– Varje beslut du måste fatta skapar beslutsutmattning, säger han. Du har så mycket molnlagring nu för tiden. Även om du med 100 procents säkerhet vet att du aldrig kommer att behöva det e-postmeddelandet igen, arkivera det och ta bort en sak du behöver tänka på.
Ha kvar alla mejl i inkorgen
Många missuppfattar konceptet ”Inbox Zero” och tror att noll betyder antalet olästa mejl. ”Noll betyder lästa eller olästa”, förklarar han. Att ha hundratals eller till och med tusentals mejl i inkorgen kan vara distraherande och det kan vara svårt att hålla koll på vad som har hanterats och vad som inte har det.
I stället föreslår Sonnenberg att man använder ett RAD-system för att hantera e-posten, vilket står för ”reply, archive, or defer”, typ: svara, arkivera eller skjuta upp, för alla mejl som trillar in.
