Experten: Så blir du en bra digital kollega – och ett socialt proffs

2022-01-30 07:00  

Hur är en bra digital kollega? Vad är trevligt respektive ohyfsat beteende under möten? Ny Teknik har pejlat åsikter på några sociala plattformar och låtit en expert på social kompetens peka ut vägen mot bra digitala relationer.

Det nya digitala arbetslivet har förändrat hur vi möts på jobbet. Många fysiska interaktioner har bytts mot mejl, videosamtal och chattar. Men omställningen ställer också nya krav på social kompetens på jobbet – inte minst nu när pandemin tvingat fram allt mer digital samvaro mellan kollegor.

– Även om grundreglerna för umgänge är samma som förr så gör tekniken att kommunikationen skiljer sig åt. Vi behöver anstränga oss lite mer än vid fysiska möten. Vi behöver kommunicera tydligare, ställa frågor för att få förtydliganden och även tänka på att ge feedback. Men man behöver också skapa utrymme för det informella småpratet. Det är viktigt för relationerna, säger Nicolas Jacquemot, som är kommunikationskonsult och aktuell med boken ”Vässa din sociala kompetens: tips och råd för livet och karriären”. 

Läs mer: Fem sätt att syna företagskulturen INNAN du tackar ja till ett jobb

Men hur ska då en bra digital kollega vara och vad anses som ohyfsat beteende? Ny Teknik har ställt frågan på sociala plattformar som Linkedin och Facebook. Bland svar och kommentarer framkommer exempelvis att ”En bra kollega hör av sig då och då, speciellt om man har föraningar om att allt inte står rätt till” eller ”En bra kollega digitalt är och beter sig samma som vid fysisk närvaro. Att inkludera, lyssna och respektera varandra är lika viktigt vid digitala träffar som vid vanliga”.

Vad är ohyfsat beteende?

Nicolas Jacquemot är inne på samma spår när han beskriver egenskaper hos en schysst och socialt vässad digital kollega.

– Forskningen visar att en bra kollega kännetecknas av god samarbetsförmåga, omtänksamhet, engagemang, flexibilitet och en positiv attityd. Samma egenskaper gäller i den digitala världen, säger han och fortsätter: 

– En socialt kompetent person är bra på att kommunicera, läsa av andra, anpassa sig efter situationen och fungera med olika sorters människor. 

Det nya digitala arbetslivet har förändrat hur vi möts på jobbet. Foto: Pexels

Men många svar vittnar om att utmaningar inte saknas i den digitala samvaron. Bland kommentarerna finns många exempel på vad som upplevs som ohyfsat beteende under videomöten. Irritationsmoment är exempelvis möten utan pauser, slarv med mute-knappen, barn som skriker eller vinkar i kameran och husdjur som leker med pipleksaker när husse eller matte sitter i möte. 

Ett annat störande inslag är när mötesdeltagare antingen tar för mycket plats eller ägnar sig åt annat: ”Ogillar starkt när deltagare i mötet säger ursäkta, jag multitaskar så jag missade. Kan du ta det igen?”, skriver en medlem i en Facebookgrupp. En annan mötesdeltagare anser att det är ”otroligt ohyfsat att ta telefonsamtal under ett möte utan att stänga av mikrofonen”.

Äta vid digitala möten – ja, nej?

Lunch under mötet tycks också vara en aktivitet som väcker lite känslor. I en Facebook-kommentar nämns att det är ”lite ofräscht när folk sitter och käkar med kameran och ljudet på, samt pratar med mat i munnen”. Andra berättar om att ständiga möten gör att det är svårt att ta lunchrast, särskilt om de samtalar med kollegor i andra tidszoner. ”Om jag inte skulle äta under ett möte skulle jag kanske få äta lunch en gång i veckan”, resonerar en global mötesdeltagare.

Läs mer: Sju smarta frågor att ställa till din nya chef

I de många diskussionstrådar som följt på frågan om bra och dåligt digitalt beteende dyker även frågan om ljud och kamera upp. Kameraförespråkare nämner att de får energi av att se sina kollegor och att det blir lättare att läsa av kroppsspråk eller ansiktsuttryck, samt behålla koncentrationen. Kameraskeptiker ser däremot svårigheter, exempelvis att ”det är en himmelsvid skillnad på en levande människa i samma mötesrum och en hackig bild från Kina via ett uruselt wifi”. Andra upplever videomöten och en mängd ansikten i närbild som utmattande. 

Hur kan man då enas när åsikter och förutsättningar spretar åt olika håll? Nicolas Jacquemots grundtips är att i förväg komma överens om gemensamma mötesregler och önskvärda beteenden. 

– Förslagsvis bokar man ett möte på temat ”vett och etikett för digitala möten”. Då blir det dessutom tydligt för alla vad som gäller. Om man tycker att det är för många interna möten på jobbet är det också något man kan diskutera gemensamt.

Nicolas Jacquemots tio tips för att vara en bra och socialt vässad digital kollega

– Genom att förbereda dig före mötet visar du att du respekterar de andra deltagarna och tar ditt jobb på allvar. Anslut till mötet lite före utsatt tid.

– Fokus och närvaro är avgörande i videomöten. Lyssna på andra, ge feedback och delta aktivt i diskussionerna. Skippa multitasking och slösurfande under tiden. 

– Se till att du har det lugnt omkring dig. Ta bort alla onödiga distraktioner. Stäng av datorprogram som du inte behöver under mötet. Sätt mobilen på ljudlöst. Ha en ren desktop om du behöver dela din skärm under mötet.  

– Om möjligt, sikta på att era möten slutar fem minuter innan nästa börjar. Då har ni alltid en ”hämta kaffe”- och andningspaus mellan möten. Framför allt undviker ni att komma för sent till nästa videomöte. 

– Ha koll på ljud, ljus och kamera. Använd hörlurar och justera ljudet. Säkerställ att ljuset är behagligt. Hitta en vinkel som du trivs med. Ofta är det bäst att ha kameran i ögonhöjd. Ställ in avståndet så att du syns från bröstnivå till strax ovanför huvudet. 

– Om man förlägger ett möte till lunchen bör man acceptera att mötesdeltagarna sitter och äter. Det gäller oavsett om det är fysiskt eller digitalt. Om jag av någon anledning själv måste äta i ett möte på annan tid, till exempel för att jag inte hunnit få i mig frukost, så frågar jag alltid innan: ”Är det okej om jag käkar min frukostmacka under mötet?” Om man vet att man smaskar högt kan man stänga av ljudet en stund. 

– Har man en väldigt stökig och skrikig bakgrund, till exempel barn och lekande hundar som skäller, bör man ha sin mikrofon avstängd när man inte pratar. Likaså om man måste skriva ett mejl. Kollegorna vill inte lyssna på smattrande tangenter. 

– Grundinställningen bör vara att man har kameran på i möten. Ögonkontakt är alltid viktigt och ännu viktigare när man inte träffas fysiskt. Även mimik och kroppsspråk är viktigt i kommunikation. Det är så vi läser av och bekräftar varandra. Att ha kameran på är alltså ett sätt att visa respekt för den som pratar och en signal om att man hänger med i det som sägs.  

– Kom ihåg att tala är silver och lyssna är guld. En god lyssnare uppfattas alltid som en trevlig samtalspartner. Visa genuint intresse och ställ följdfrågor. Inkludera och säkerställ att alla är med. Ett socialt proffs är generös med sina kontakter och vänner.  

– Ohyfsat beteende är att ansluta för sent till möten, att ständigt avbryta den som pratar, samt att göra annat under mötet. Uppmärksamhet, taktkänsla och närvaro är nyckelorden.  

Charlotte Delaryd

Kommentarer

Välkommen att säga din mening på Ny Teknik.

Principen för våra regler är enkel: visa respekt för de personer vi skriver om och andra läsare som kommenterar artiklarna. Alla kommentarer modereras efter publiceringen av Ny Teknik eller av oss anlitad personal.

  Kommentarer

Debatt