Nu flyttar EDI-kommunikationen ut på internet. Och under året ska alla Volvo Lastvagnars underleverantörer förmås att använda EDI. 10 miljoner kronor per år räknar Volvo Lastvagnar med att spara bara på att få bort pappersfakturorna.
Volvo Lastvagnar ska införa EDI-kommunikation även med företagets minsta underleverantörer. Det är Web-EDI, EDI via internet, som skall göra detta möjligt före årets slut. Tjänsten används nu på prov och lanseras i full skala senare i vår.
- Fördelen för Volvo Lastvagnar är att vi kan automatisera hanteringen av dokument. Idag tar vi emot
160 000 pappersfakturor per år, det är 40 procent av våra fakturor. Innan året är slut skall alla fakturor tas emot som EDI-meddelanden, säger Ulf Magnus Nilsson på Volvo Lastvagnar.
Genom att överföra pappersfakturorna till EDI kommer Volvo att spara drygt 10 miljoner kronor per år. En EDI-faktura kostar 15 kronor att hantera mot cirka 75 kronor för en pappersfaktura, enligt Volvos beräkningar. Web-EDI skall till en början klara fem av de vanligaste EDI-meddelandena och varje sådant meddelande spar pengar åt Volvo.
I sommar skall bilindustrins nya Europastandard för Web-EDI bli klar och Volvo Lastvagnar planerar att ligga i första ledet med att införa den nya tekniken.
Företaget har idag 1 200 leverantörer. 750 av dem står för mellan 75 och 80 procent av Volvo Lastvagnars inköpsvolym och de använder traditionell EDI-kommunikation. Leverantörerna skickar och tar emot EDI-meddelanden med hjälp av sina interna datasystem.
Men de mindre underleverantörerna, cirka 450 företag, har hittills stått utanför. Med internetbaserad EDI sänks tröskeln för att införa tekniken.
- Web-EDI är enkelt att använda, berättar Katarina Johansson på Supercool i Göteborg, ett företag som levererar kylskåp till Volvos hytter.
- Allt som behövs är en pc och en internetbläddrare.
Katarina Johansson kopplar upp sig till Volvos hemsida, ger sitt id och lösenord, och skriver därefter in uppgifterna enligt en särskild mall. När hon är klar och ger sitt kommando skapas automatiskt ett EDI-meddelande som skickas till Volvo Lastvagnar. Därmed kan denna faktura behandlas precis som alla andra EDI-fakturor.
- Det tar en till två minuter att skriva in fakturan, sedan är saken klar, säger Katarina Johansson.
Fakturauppgifterna från Supercools ekonomisystem skrivs helt enkelt in i Volvo Lastvagnars dokumentmall på hemsidan. Ingen pappersfaktura behöver skickas och Supercool sparar därmed porto och kuvert. Företaget kan även koppla upp sig mot Web-EDI-tjänsten för att hämta meddelanden från Volvo. Supercool har 25 anställda och omsatte förra året 36 miljoner kronor.
De fem EDI-meddelanden som Web-EDI skall hantera från början är de som används mest frekvent idag. Volvo skall skicka inköpsorder, leveransplaner och ritningar till företagen. Underleverantörerna skall skicka aviseringar om gods på väg, faktura och ritningar. Dessutom skall underleverantörerna från Web-EDI skriva ut den så kallade Odette-flaggan, ett streckkodsmärke, som fästs på det gods som skickas till Volvo. Men i framtiden kan även nya meddelanden införas.
Kommunikationen till Web-EDI är krypterad, 128 bitars kryptering nyttjas och den finns till exempel för Internet Explorer. Volvo Lastvagnar ser också att underleverantörerna verkligen hämtar sina meddelanden.
Även Scania i Södertälje provar Web-EDI och införande i stor skala startar i sommar. Scania ska till en början nyttja Web-EDI för fem procent av inköpsvolymen och för några hundra underleverantörer.
Sten Lindgren, vd för Odette Sweden AB räknar med att de fyra svenska fordonstillverkarna inför Web-EDI gentemot alla sina underleverantörer inom något år. Odette Sweden arbetar främst med standardisering och införande av EDI i bilindustrin och ägs också av den svenska bilindustrin.
EDI DYRBART FÖR SMÅFÖRETAG
Danmark är det nordiska land som har störst andel företag som använder EDI, Electronic Data Interchange, där data överförs mellan olika företags datasystem med hjälp av en standard kallad Edifact.
1999 använde nästan vart tredje danskt företag EDI, men bara var tionde svenskt, enligt en undersökningen utförd av de nordiska statistiska centralbyråerna.
Tittar man bara på företagen med fler än hundra anställda använde nästan hälften av de danska företagen EDI och en tredjedel av de svenska. Detta visar, enligt undersökningen, att det krävs en rejäl investering och att EDI-kommunikationen är dyrbar för företagen.
I Sverige använder sju procent av företagen med färre än 20 anställda EDI-tekniken. Att småföretag trots kostnaderna använder tekniken kan nog tas som bevis för att satsningen på EDI via internet är ett steg i rätt riktning, se artikeln härintill.
Nu är möjligen inte skillnaden mellan Danmark och Sverige så stor som undersökningen visar. Ser man till fördelningen av undersökta företag i de olika länderna så visar det sig att de större företagen, de med fler än 100 anställda, är kraftigt underrepresenterade i det svenska urvalet. Tyngdpunkten bland de svenska deltagande företagen ligger på företag med mellan 10 och 49 anställda, medan tyngdpunkten för de danska företagen ligger bland de största företagen, med fler än 100 anställda, där EDI också används mera frekvent.
Sverige ligger också i topp när det gäller andel företag som har minst två procent av sina inkomster från EDI-baserade order. Där EDI används i Sverige, används det alltså förhållandevis mycket.
Undersökningen visar också att EDI används ungefär lika mycket inom olika branscher.
Svenska företag utmärker sig på ännu en punkt, EDI används i större utsträckning här än någon annan stans för att kommunicera med företagets kunder.
AV: MONICA WESTMAN
