Karriär
Så förvandlar du evighetslånga möten till snabba mejl
Ersätt de tröstlöst långa mötena med ett effektivt epost-meddelande med expertens tips. Foto: Lev Dolgachov, Prasit Rodphan / Alamy
Har ni ”mötessjuka” på företaget? Äts all produktiv tid upp av meningslösa sammanträden? Då ska du kolla hit – för här får du verktyget för att omvandla tidstjuveriet till snabba mail.
Möteskulturen på vissa företag är helt hopplös. Arbetstiden rinner iväg på det intetsägande veckomötet, samtidigt som väldigt lite konstruktivt åstadkoms. Det är dyrt, ineffektivt och långtråkigt.
Och även om mötena ”bara är ett ögonblick” så finns det studier som gör gällande att ett arbetsavbrott i genomsnitt stjäl 25 minuter från det vanliga arbetet. Särskilt ineffektivt blir det om mötet kommer ad hoc eller oannonserat.
Därför bör möten enbart hållas i nödfall. Den första frågan man bör ställa sig är om ett möte verkligen är ekonomiskt försvarbart. Är det verkligen den bästa användningen av allas värdefulla tid. I många fall är svaret, nej.
Läs mer:
Så hur bör den ansvarsfulle agera? Jo, genom att se till att få ut informationen i ett kärnfullt och informativt mail – så att alla kan hålla ångan uppe, utan att missa vad som händer.
Så vad ska då ett sådant mail innehålla? För det första, det logistiska. Avboka mötet – ett återkommande vecko- eller månadsmöte hoppas över. Det andra man måste få med är vad som måste göras, eller vad som precis har gjorts.
Därefter ska den generella informationen komma. Fall inte för frestelsen att börja med uppdateringar om vad som har hänt – eller ge stora sjok av information. Det förtar hela poängen med mailet. Den kritiska informationen är: Inget möte, samt vem gör vad, ska komma först.
Läs mer:
Knepet, att förvandla möten till mail, är något som alla bör ha i sin arbetsplatsarsenal, och som chef är det ett bra sätt att öka produktiviteten och minska distraktioner.
När man respekterar andras tid, och istället ser till att undanröja hindren (som är en chefs främsta uppgift), gör andra samma sak tillbaka. I förlängningen innebär detta många insparade timmar – och vem vill inte ha mer tid?
