Forskare ser risker med digitala möten

Många deltar numera i olika digitala mötesformer och så länge tekniken fungerar kan de upplevas som oproblematiska. Men virtuella möten rymmer även problem och risker som kan påverka mötenas resultat. Det menar forskaren Anna Uhlin som i en avhandling studerar vad som egentligen händer under dessa möten där människa och teknik ska samspela.

− Virtuella möten är inte bara face to face-möten som man lägger teknik på. Det finns något mer här som vi behöver förstå för att få grepp om vad vi kan åstadkomma – och inte − i de här mötena, säger Anna Uhlin, doktorand vid Mälardalens högskola.

Genom intervjuer och observationer har hon följt möten på ett större industriföretag. En del möten är helt digitala, andra är semivirtuella där en grupp befinner sig i ett rum på kontoret medan andra medarbetare deltar på distans.

En risk som Anna Uhlin ser är att onlinedeltagare kan uppleva en otrygghet under mötena. Här spelar teknik, som exempelvis webbkameror och skärmar, en betydande roll eftersom de begränsar möjligheten att se vad som pågår i rummet och vilka som lyssnar på ett samtal. Bristen på överblick och även svårigheter att tolka kroppsspråk kan leda till en ökad osäkerhet, minskad spontanitet och sämre kreativitet.

− Det kan vara hämmande för vad vi väljer att bidra med och därmed en hämmande effekt för vad vi kan åstadkomma på ett möte.

Obalans mellan deltagarna

Tidigare har mycket fokus legat på svårigheter att få till ett engagemang från mötesdeltagare som medverkar virtuellt. Anna Uhlins forskning indikerar dock att det snarare kan vara tvärtom. Distansdeltagarna upplever nämligen att mycket av ansvaret för engagemang ligger på dem, eftersom de inte har samma möjligheter till fortsatta informella samtal efter mötets slut.

− Det är ofta otroligt många trådar som plockas upp efter att man lämnar mötesrummet, men för dem som ringer in kan mötet vara enda möjligheten att göra sin röst hörd och få ett engagemang i en fråga, och då gäller här och nu. Det gör att det kan finnas en obalans mellan deltagarna i rummet och de som ringer in.

Hon menar att virtuella möten även skapar många positiva möjligheter, men då krävs att vi lär oss att prata om vad tekniken innebär för samarbeten och hur en ökad trygghet kan skapas.

− Vi kan inte särskilja människa och teknik utan vi måste förstå samspelet, helheten och vad mötas i teknik kan få för konsekvenser för vad vi väljer att dela med oss av.

Coronapandemin har dock medfört en ökad digital vana som kan bidra till att lösa en del av problematiken, menar Anna Uhlin. Men hon höjer ändå ett varningens finger.

− Vi säger att det går så bra och allt flyter på. Men just att det normaliseras betyder inte att vi förstår konsekvenserna bättre.

Avancerad teknik löser inte grundproblemen

I framtiden kan mötesformer komma att se annorlunda ut när ett utbyggt 5g-nät och sedan 6g-nät medför högre datahastigheter. Redan nu finns försök med nya digitala plattformar och konferensteknik där mötesdeltagare kan ses som virtuella hologram eller avatarer.

Anna Uhlin menar att vr-konferenser och förstärkt verklighet kan vara positivt för möten, men att lägga till mer avancerad teknik löser inte grundproblemen.

− Det här är jättespännande, men vi måste fortfarande ställa samma frågor som varför möts vi, vad vill vi åstadkomma och hur skapar vi en trygghet i mötena och inkluderar på ett sätt så att alla kan bidra. Om vi iklär oss rollen som avatarer och går in i en vr-miljö kan det säkert bidra med andra saker, men vi måste fortfarande ifrågasätta det här så att vi förstår vilka konsekvenser det får.

Anna Uhlins studier ingår i ett stort gemensamt forskningsprogram mellan Mälardalens högskola och Anglia Ruskin University i Storbritannien för att studera digitaliserat ledarskap och teknik i arbetet.