”Stoppa orimliga överprövningar av upphandlingar”

Stora projekt kan försenas kraftigt när resultaten av upphandlingar överprövas. Många gånger handlar det om verksamhetskritiska it-installationer. Fördröjningar kostar hundratals miljoner kronor och innebär förseningar på flera år. Lägg därtill att överprövningarna sällan medför något extra värde för medborgarna eller samhället.

Genom att tillsätta särskilt utsedda granskare med uppgiften att göra snabba bedömningar av överprövningarna så gynnas medborgare, myndigheter och samhället i stort.

Lagen om offentlig upphandling har medfört stora förbättringar i svensk offentlig upphandling. Principerna är odiskutabla och används med fördel även inom privat upphandling. Processen runt överprövning av tilldelningsbesluten äter dock upp stora delar av de ekonomiska vinsterna som erhållits med regelverket. Kostnaderna för överprövningarna är både indirekta, som förseningar i nyttorna med upphandlingen, och direkta, som legala kostnader för myndigheter och rättsväsende.

De senare kan uppskattas till närmre 300 miljoner kronor om året. Kalkylen baserar sig på 1403 överprövningar under 2015 med en genomsnittlig legal kostnad på 200 000 kronor per upphandling. De riktigt stora förlusterna orsakas ofta av att it-upphandlingar är viktiga beståndsdelar i stora förändringsprogram där kedjan av aktiviteter aldrig blir starkare än dess svagaste länk. Överprövningar med 6-12 månaders handläggningstid innebär då att stora projekt blir stillastående med personal och konsultkostnader tickande i väntan på att få fortsätta.

Vi har därmed en situation där rätten att pröva lagbrott ställs mot samhällsnytta. Dagens system är inte optimalt och det krävs förändringar för att komma till rätta med problemet. Tiden för avtalstecknande måste kortas radikalt. Det går att åstadkomma på flera sätt:

• Reducera handläggningstiden i domstolsinstanserna men med beaktande av rättsäkerheten

• Prioritera ärenden så att de med störst negativ effekt av försening också ges förtur i domstolsinstanserna

• Förhandsgranska prioriterade upphandlingar

De första två alternativen kan endast minska problemet men kan inte helt eliminera det om inte orimliga resurser tillförs domstolarna. Det finns dessutom en rimlighet att ledtiderna för parterna att besvara inläggen inte kortas för mycket för att säkra rättssäkerheten.

Den tredje punkten bygger på att myndigheter kan ansöka om att få kontinuerlig extern granskning av upphandlingsprocessen för de upphandlingar som vid försening får stor ekonomisk påverkan eller allvarlig negativ samhällspåverkan.

Den kontinuerliga granskningen bör genomföras vid förutbestämda tidpunkter i upphandlingsprocessen, allt i enlighet med principerna för offentlig upphandling. Vid eventuell överprövning är det granskarnas uppgift att fastställa om grunderna för överprövning är rimliga eller inte. Härmed läggs grunden för en snabb handläggning i första instansen avseende prövningstillstånd, avtalsspärr eller fortsatt normal handläggning i domstolsinstanserna.

I de fall där myndigheterna slarvat eller inte följt principerna i offentlig upphandling är det fullt rimligt att normala handläggningsrutiner används, men i de fall där upphandlingen genomförts med principerna i beaktande, och endast ringa brister föreligger, är det rimligt att processen skyndas på med avslag av överprövning som resultat

Den granskande instansen utses lämpligen av domstolarna. Kostnaden för detta kan estimeras till cirka 3 miljoner kronor årligen vilket inledningsvis baserar sig på ett 20-tal upphandlingar per år där granskningar vid fem tillfällen på en dag var genomförs av totalt två personer under pågående upphandling. Vår slutsats är att denna kostnad är klart lägre än påverkan av överprövningsförseningar i denna typ av projekt. Förslaget är självfinansierat och säkerställer att rätten till prövning inte inskränks.

En utökning av antalet omfattade upphandlingar från tjugo kan vara motiverat då det finns flera positiva effekter av dessa granskningar såsom minskat tryck på domstolarna, ökad kvalitet i de offentliga upphandlingarna samt kunskapsöverföring från de granskande juristerna till de som genomför upphandlingarna på myndigheterna så att de gör färre fel i framtida upphandlingar.

Gösta Ljungberg, sourcingexpert på PA Consulting Group i Sverige