Pappersfakturor: onödig frustration hos svenska företag

Under pandemin var det många företag som skyndade på sin digitalisering, men en ny undersökning från svenska SaaS-bolaget Medius visar att svenska ekonomiavdelningar har långt kvar.

Studien har låtit 255 svenska ekonomichefer, från företag med mer än 50 anställda, svara på frågor om hur betalning- och ekonomihanteringen ser ut i deras organisation. Resultatet visar att ekonomiavdelningar på svenska företag arbetar långt ifrån smart.

Traditionella ekonomiavdelningar lägger en stor del av sin tid på onödig administration, såsom att ta emot, registrera och betala fakturor. 13 procent av de tillfrågade cheferna säger att deras företag fortfarande i första hand använder pappersfakturor, trots att det finns bättre alternativ som till exempel E-faktura.

Samtidigt anger hela 38 procent av cheferna att återupprepande manuella arbetsuppgifter och ineffektiva processer hör till deras största frustrationer på jobbet. Detta är arbete som enkelt kan undvikas genom att använda system för automatisering som bygger på AI- och ML-teknik.

Dessutom menar 19 procent av de tillfrågade ekonomicheferna att deras organisation inte är tillräckligt innovativa inom området automatisering, och hela 25 procent anser att deras organisation går miste om viktiga möjligheter med automatisering.

Så, varför arbetar inte fler svenska bolag på ett smartare sätt? En förklaring kan vara att ekonomiavdelningar inte är tillräckligt integrerade med andra delar av företaget, såsom inköp och upphandling. Undersökningen visade att 46 procent av de tillfrågade svenska cheferna är missnöjda med samarbetet mellan ekonomi- och inköpsavdelning.

Med IoT och maskininlärning kan stora organisationer enkelt automatisera sin traditionella ekonomihantering och på så sätt ge personalen tid till att fokusera på annat, såsom analys och utveckling. Men smarta ekonomisystem innebär inte bara ökad effektivitet, de hjälper även till att upptäcka bedrägerier och minskar risken för intrång.

Fördelarna med att automatisera fakturahanteringen är många, bl.a:

• Arbetet effektiviseras - När AI och maskininlärning tar hand om det administrativa arbetet så går det fortare, så att personalen kan få mer tid över till annat.
   
• Risken för bedrägerier minskar -  Få bättre kontroll och minska risken för bedrägerier genom att automatisera fakturor och betalningar med AP.
   
• Enklare att växa - Med ett automatiserat system är det enklare att hantera stora volymer information och administration kring fakturahantering, så att företaget kan fokusera på att växa sin affär tryggt och säkert.

Läs mer om hur ni kan effektivisera ekonomiarbetet.