Han ansvarar för Kronofogdens coronaomställning

När Jan Frisk tillträdde som enhetschef på Kronofogdens it-avdelning måndag den 9 mars, hade han ingen aning vad som väntade. Sverige hade då inga dödsfall och ingen visste ännu hur mycket coronaviruset skulle påverka landet. Men Kronofogden bestämde sig för att arbeta proaktivt och bildade en samordningsgrupp för coronafrågorna, till vilken Jan Frisk också anslöt.

– Någon vecka senare fick jag i uppdrag att vara ansvarig för vår strategiska kontinuitetsplanering med anledning av corona, säger han.

Tre scenarier
Jan Frisk och hans kollegor började med att måla upp tre scenarier för hur Kronofogden kunde påverkas av viruset. Ett scenario var någorlunda lindrig påverkan där 30 procent av medarbetarna var frånvarande, antingen på grund av sjukdom eller semester. Det andra scenariot innebar 50 procents frånvaro och det sista, och mest kritiska, innebar 70 procents frånvaro.

– Vi kopplade sedan ihop dessa frånvarotal med en tänkt leveransförmåga för att undersöka vår uthållighet. Vi skapade också ett instrument för att ta fram omedelbara åtgärder med syftet att förbättra våra arbetssätt, som var allt från vikarielistor till att kompetensöverföra till nya medarbetare, säger han och fortsätter:

– Det blev ett omfattande arbete och vår största avdelning gjorde ett jättearbete med att ta fram en plan för att kunna förflytta arbetsuppgifter mellan våra enheter och  kontor. Kronofogden finns fysiskt på cirka 35 platser i Sverige och om vi skulle få hög sjukfrånvaro på en av platserna, kan vi flytta över arbetsuppgifter till andra och bibehålla nästan full kapacitet.

Kronofogden nådde aldrig något av de tre scenarierna, utan ett fjärde – lågintensivt, men utdraget i tid. Den 26 mars skickades it-avdelningens 230 medarbetare hem, och omställningen gick över förväntan.

– Det finns en fördom att myndigheter skulle vara långsamma, men jag har arbetat på många företag och har aldrig upplevt en så snabb och smärtfri omställning som vi på Kronofogden lyckades med. Sedan har vi på olika sätt försökt att snabbt svara på behov, som att erbjuda medarbetarna att låna hem ergonomisk arbetsplatsutrustning och införa digital fika för den viktiga dagliga interaktionen, säger Jan Frisk och tillägger:

– Men det här hade inte varit möjligt utan våra fantastiska medarbetare som hela tiden har drivit arbetet framåt.

Lika hög produktivitet under pandemin
Att Kronofogden skulle återgå till sina tidigare arbetssätt bedömer Jan Frisk som osannolikt. Under coronakrisen har exempelvis myndighetens produktivitet varit lika hög som innan pandemin och sjukfrånvaron har generellt varit lägre.

– Vi har inte lyckats utröna vilka psykosociala konsekvenser som långvarigt arbete hemifrån medför, men när pandemin är över kommer vi att återgå till arbetet, men göra det på ett nytt sätt. It-avdelningen har länge erbjudit flexibla arbetssätt och många av våra medarbetare ser det som en fördel att kunna arbeta hemma vid behov. Den graden av hemarbete kommer troligtvis att utökas. Det gör det också enklare att kunna attrahera personer som bor längre från kontoret. Sedan går det också vanligtvis bättre att kombinera familjelivet med jobbet när man har möjlighet att arbeta hemifrån, vilket Kronofogden vill främja, säger Jan Frisk.

Läs mer på kronofogden.se