Chefen för Göteborgs Office-satsning: ”något har gått helt snett”

När 23000 kommunanställda börjat jobba med Office 365 stoppades Microsoft-tjänsten av Göteborgs stad. Det var först då som stadens informationssäkerhetschef, Jan A Svensson, fick ta del av en säkerhetsanalys.

– Vår informationssäkerhetschef har tryckt på flera gånger att han vill vara med i det här arbetet. Av någon anledning fick han tillträde till ett möte strax innan det här hände (att Office 365-utrullningen stoppades, reds anm). Han fick ta del av en säkerhetsanalys som det här projektet har gjort och det var den han kom med, till mig, säger Sarah Arlebrink, stadsjurist på Göteborgs stad.

Det är Intraservice, nämnden som ansvarar för Göteborgs it-drift, som lett arbetet med byta tjänsteplattform till Office 365. Tjänsten har rullats i tre faser och det var inför den sista – då ytterligare 20000 kommunanställda skulle få tillgång till den – som Arlebrink drog i nödbromsen. Före dess hade hon inte haft någon insyn alls.

– När jag fick ett material presenterat framför mig gjorde jag en bedömning och gick med den till våra chefer.

Läs mer:

Vad tänkte du när du fick ta del av säkerhetsanalysen?

– Vi såg att det fanns teknisk möjlighet för Microsoft att få åtkomst till våra uppgifter. Vi känner att vi vill ha full kontroll och därför tog vi det beslutet.

Varför fick du inte möjlighet att göra den bedömningen tidigare?

– Det vet inte jag. Jag vet inte varför vi inte blivit kontaktade tidigare.

Informationssäkerhetschefen, Jan A Svensson, säger att det tidigt fanns en intention till dialog med Intraservice om säkerheten kring Office 365-projektet.

– Men det kom aldrig till stånd i någon större omfattning. Det är upp till projektet om de vill ha dialog så vad det beror på vet inte jag. Det får Intraservice får svara på.

Nisse Waldefeldt är förvaltningschef på Intraservice. Waldefeldt menar att det aldrig funnits något ”medvetet beslut” om att inte ge informationssäkerhetschef och jurist tillträde.

– Det här är något som har gått helt snett. De har varit väldigt marginellt involverade och det har aldrig varit meningen eller avsikten. Här är det något som blivit fel. Vi måste ta reda på vad det är. För så här kan vi inte jobba. Det är helt orimligt att vi har experter på stadsledningskontoret som vi inte använder oss av.

Just nu arbetar Intraservice tillsammans med Göteborgs stad och Microsoft för att hitta en lösning på den säkerhetsrisk Office 365 i sitt nuvarande skick anses utgöra.

– Jag känner mig trygg med att vi kommer att hitta lösningar på det här. Jag ser framför mig att vi kommer att hitta en lösning på just den här röjandeproblematiken vi ser framför oss.

Läs mer:

Och den lösningen går ut på att fortsätta använda Office 365?

– Ja, precis. Det är det scenariot. Vi jobbar väldigt fokuserat och hårt för att modernisera Göteborgs it och den digitala arbetsplatsen. För oss är Office 365 en viktig komponent i det. Mobiliteten och att klara samverkan med andra myndigheter på ett smidigt sätt. Så utgångsläget är absolut att hitta ett sätt att fortsätta med Office 365.

Kan du ge någon uppskattning om hur lång tid det kommer att ta?

– Nej, vi har möten med Microsoft och håller själva på parallellt och tittar på vilka andra tekniska lösningar vi skulle kunna sätta upp. Kan vi göra en egen teknisk lösning för att komma runt röjandeproblematiken fram till dess att Microsoft har en generell lösning på plats? Vi skissar på ett antal scenarier just nu. Men det är klart att på lång sikt så hoppas vi och förutsätter och tänker att vi tillsammans med Microsoft hittar en lösning på det här som gäller alla offentliga myndigheter.

– Men det kan mycket väl vara så att vi kortsiktigt behöver hitta en lösning för att kunna fortsätta vår Office 365-utrullning om än kanske med lite begränsad funktionalitet ett tag.