Studie: Det här kräver vi av chefen vid flexibelt arbete

Ett forskningsprojekt har under många år studerat och kartlagt hur flexibelt arbete upplevs av tjänstemän på Trafikverket med cirka 4000 anställda. Där har majoriteten av medarbetarna, däribland många ingenjörer, möjlighet att jobba på distans och lägga upp sin arbetsdag själva. En tidigare studie har visat att flexibelt arbete upplevs som positivt för balansen mellan jobb och fritid, men modellen rymmer också en del utmaningar. 

På minussidan finns exempelvis problem med gränsdragning. Höga arbetskrav eller ett stort engagemang för jobbet kan leda till svårigheter att stänga av när jobbet sker hemifrån, anser tjänstemännen som deltar forskningsprojektet.

– Det finns en risk att man jobbar för mycket. Vi såg också höga förväntningar om tillgänglighet som en negativ faktor för balansen. Om man inte kan sätta tydliga gränser kan det leda till att man inte får den tid som behövs för återhämtning, säger Sofie Bjärntoft, doktorand inom arbetshälsovetenskap vid högskolan i Gävle.

Önskas: Tydliga instruktioner

I en ny uppföljande studie har tjänstemännen intervjuats om vad som skulle kunna bidra till en bättre arbetsmiljö och hälsa. Samtal i olika fokusgrupper resulterade i över 200 förslag till åtgärder.

En majoritet av förslagen berör ledarskap och chefernas roll. På tjänstemännens önskelista finns att chefer ska ge tydliga instruktioner om när och var de förväntas jobba, men också prioritera tid för medarbetarna. Finns inte möjlighet att ses dagligen bör regelbundna samtal och avstämningar bokas in.

– Detta både för att stämma av arbetet men också för att fånga upp hur medarbetarna mår, hur det går med gränssättning och även att cheferna finns som ett stöd och hjälper till att sätta gränser för medarbetarna. 

Cheferna upplevs också som viktiga för att bidra till bra teamkänsla och samarbeten inom arbetsgrupperna.

– Cheferna har ett ansvar att bibehålla den sociala kulturen. Det kan handla om att boka in regelbundna möten inom gruppen när man bara ses och fikar. Så det ställer ju nya krav på ett anpassat ledarskap, och kanske att det blir mer relationsinriktat. 

Tjänstemännen tycker också att det är viktigt att chefen är en god förebild i det flexibla arbetet. Ett exempel är att avstå från att mejla på kvällar och helger, eller åtminstone vara tydlig med att svar inte förväntas efter ordinarie arbetstid. 

Sofie Bjärntoft lyfter också fram att cheferna själva behöver stöd i sin förändrade ledarroll.

– Det är viktigt att cheferna får stöd från den egna organisationen för att anpassa sitt ledarskap och också utbildning i den här nya typen av ledarskap. Det är viktigt att de också får kunskap om vilka faktorer som är viktiga vid flexibelt arbete och vilka ledarskapsstilar som kan vara bra.

Förväntningar om tillgänglighet

Utöver tydligare ramar och gemensamma visioner för arbetet, har tjänstemännen också identifierat vad de själva kan göra för att bidra till en bättre balans mellan arbete och fritid. Åtgärder är bland annat bli bättre på att prioritera och schemalägga raster för återhämtning, men också själva vara tydliga med när de är tillgängliga för kollegor.

– Det vi såg i den första studien var att det egentligen inte är förväntningar från andra att man ska vara tillgänglig, utan att man själv upplever att man exempelvis borde svara på mejl. Men genom att använda tekniska funktioner i Skype, Teams eller Outlook för att visa när man jobbar hemifrån, eller vilka tider man är tillgänglig, blir det lättare att kunna stänga av efter jobbet och inte känna skuld för det.

Studien gjordes före pandemin, men behoven av anpassning och åtgärder för en hållbart arbetsliv går som en röd tråd även i övrig forskning om distansarbete, menar Sofie Bjärntoft.

– Det här med tillgänglighet, gränssättning och anpassning till ett mer flexibelt arbete har blivit ännu viktigare nu när allt fler jobbar på distans. Det blir även ännu viktigare att anpassa ledarskapet.