Så gör du meningslösa möten mer produktiva

Att lämna ett möte som inte gett något resultat kan vara frustrerande – särskilt om man redan i förväg anade att det skulle bli just så. Men det finns sätt att säkerställa att mötet blir både givande och produktivt. I tidningen Forbes ges fem tips till mötesledare.

Mejla deltagarna före mötet

Du kan se mötesinbjudan via e-post ungefär som startskottet inför ett projekt. Förutom praktiska detaljer som tid och plats bör mötets mål tydligt framgå för deltagarna. Se också till att mejlet innehåller den information som behövs för att alla ska kunna delta aktivt i mötet. Håll dig kortfattad, några få informationspunkter kan räcka.

Be deltagarna förbereda sig 

En punkt i mejlet kan innehålla några frågor som mötesdeltagarna ska fundera över före mötet. Det får alla att börja tänka till redan innan ni samlas. Svaren bör endast skickas till dig som mötesledare. Det är ofta lättare att dela med sig av tankar till en enda person, dessutom undviks den irritation som kan uppstå om alla mejlboxar fylls av svar.

Dela tankarna med gruppen 

När du tagit del av funderingarna kan du komprimera, sammanställa och anonymisera svaren. Dela sedan innehållet med mötesdeltagarna. Fokus ska ligga på mångfalden av idéer och förslag, inte vem som föreslagit vad. Genom dessa förberedelser banar du väg för att mötet kan börja på en djupare nivå och diskussionen bli mer produktiv.

Se till att mötesstrukturen är tydlig 

Föreslå i förväg hur mötet ska genomföras för att få ett bra flyt, till exempel vem som ska prata om vad. Detta initiativ kommer att få deltagarna att känna att det finns ett ledarskap – och att mötet kommer att leda till något. Du säkerställer också att varje person är förberedd och engagerad under diskussionen.

Håll rak kurs under mötet

Även om ett möte är strukturerat och väl förberett kan diskussioner ibland hamna lite utanför agendan. Många idéer som kläcks kan vara viktiga men ligger kanske utanför mötets egentliga syfte. Om tendenser finns att mötet spårar ur bör du ställa frågor, påminna om mötets mål och styra diskussionen i rätt riktning.