Kritisk blick för manualer

Receptionisten hos nya IT-företaget Caprisma i Stockholm säger något obegripligt rakt ut i luften. Det är riktat till hennes trådlösa headset. Receptionisten har lärt sig hantera sin telefonväxel med hjälp av en manual som Hans Sundgren och hans kolleger skrivit. En nätt liten bok som man får lust att bläddra i. Ett typiskt exempel på vad en teknikinformatör kan göra. - För tjugo år sedan var det många som trodde att man skulle kunna bygga in dokumentation i datorprogrammen. Men det har visat sig vara för komplext. I stället har det blivit allt viktigare med dokumentation på papper, säger Hans Sundgren. Under många år var teknikinformatören en doldis i ingenjörsvärlden. Inte många förstod vad han eller hon sysslade med, eller varför. I förhållande till konstruktörer och marknadspersonal var teknikinformatörens status låg. Inget man skröt om på krogen precis. Men nu verkar doldisstämpeln vara på väg bort. - Mycket beror det på att teknikinformation har blivit ett akademiskt ämne. Redan på 1950-talet fanns utbildningar i USA, men först på 1990-talet fick Sverige sina utbildningar, till exempel på Mälardalens högskola och på Chalmers. Precis som de flesta andra teknikinformatörer är Hans Sundgren konsult. Just nu utlånad till Caprisma för att ansvara för dokumentation av en ny pc-baserad telefonväxel. Men hans egentliga arbetsgivare heter AU-System. Där finns en hel avdelning för teknikinformation, som även sysselsätter beteendevetare och industridesigner. Många kunskaper behövs när man ska dokumentera teknik. Lyssna och förstå människor är en bit. Att förstå tekniken en annan. - Alla stora företag satsar idag på teknikdokumentation, säger Hans Sundgren. Man har insett att den är en väsentlig del i utvecklingen, som dessutom sparar pengar. Bra dokumentation är också viktig om folk slutar och tar med sig kunskap från företaget. Hans Sundgrens placering på Caprismas kontor säger mycket om vart teknikdokumentationen är på väg. Han och kollegan Maria Ruthström sitter i samma rum som programutvecklarna. På så vis kan de enkelt få kontakt med varandra. För det här arbetet handlar inte om någon envägskommunikation, om nu någon trodde det. Tvärtom fungerar teknikinformatören som en sorts expertkunnig användare med kritisk blick. Är telefonväxelns alla viktiga funktioner belysta? Framgår det tydligt hur man ska gå tillväga? Är menyerna logiska? Används ord som man lätt kan associera till? Om Hans Sundgren upptäcker någon ologisk eller svårbegriplig funktion så säger han till. Det kan hända att programmeraren får tänka om och hitta en bättre lösning. Hans Sundgren började jobba med teknikinformation redan 1979. Som nybakad elkraftsingenjör sökte han jobb som konstruktör hos Asea i Västerås. Men efter anställningsintervjun tyckte chefen att man kunde ha bäst nytta av honom på katalogavdelningen. Sedan blev det flera olika tjänster inom ABB. - Det jag älskar med mitt jobb är att jag alltid får arbeta med den senaste tekniken, och se till helheten. Hans Sundgren har alltid strävat efter variation i jobbet. De perioder han jobbat med tyngre dokumentation har han försökt kombinera med att vara utbildare. - Under min tid på Ericsson tog ledningen ett intressant grepp. När manualen var klar föreslog de att vi som skrivit den också skulle hålla i kursen. Det var ju ett lyckokast att själv få konfronteras med 20 elever som skulle använda manualen i sitt arbete. Så borde man nog göra oftare. Om det är något som Hans Sundgren irriterar sig på så är det dåliga manualer. Till exempel manualer som är för tjocka och därför tar onödigt lång tid att läsa. Det är inte bra för vare sig användaren eller ekonomin. Han berättar om en fraktfirma i USA som lät en teknikinformatör redigera deras pärmar med ärenden. Informatören halverade pärmarnas omfång, vilket innebar stora tidsvinster för drygt 200 användare över hela världen. En enkel kalkyl visade att arvodet på en miljon kronor var insparat efter ungefär ett år. - Teknikinformatören suger upp informationen och drar ut det bästa, säger Hans Sundgren. Det gäller att kunna sålla, eller som Voltaire sa på sin tid: "Konsten att tråka ut är att beskriva allt". Under sin karriär har Hans Sundgren fått sätta sig in i olika sorters teknik. Under en period fotograferade han rätt mycket. Det var när han skulle dokumentera processutrustningar. I datavärlden har det blivit mer skärmdumpar. Det mest udda han dokumenterat var en klädavnoppare. En enda gång har han fått tacka nej till uppdrag. Det var åt ett företag som sysslade med bioteknik. Innehållet handlade till stor del om molekylär biologi och det blev för svårt. - Teknikinformatören måste förstå innehållet i det han/hon ska dokumentera, annars kan han inte ta fram det som är viktigt för användaren.