Så kan du arbeta mer hjärnsmart på jobbet

2019-05-26 06:00  
Foto: GoToWork

Minskade störningsmoment och bättre planering av arbetsdagen. Så kan en arbetsplats bli mer hjärnsmart och effektiv.

Våra hjärnor är känsliga för all stimulans och tappar lätt förmågan till koncentration. Att arbeta hjärnsmart innebär därför att lyssna på hjärnans behov.

− Det innebär att ta hänsyn till vetskapen om hur vi ska arbeta och planera vår arbetsdag för att hjärnan ska må bra och inte trötta ut den. I stället ska vi få ut så mycket vi behöver från våra hjärnor, säger Karin Ståhl, förändringsledare på konsultföretaget GoToWork som utvecklar arbetssätt och kontorsmiljöer.

Hon utgår från forskning som visar att hjärnan har ett väl utvecklat system för både hot och belöning. Det gäller därför att vara medveten om vad som stressar oss eller framkallar olust, men också vad hjärnan gillar och belönar.

− Många gånger låter vi oss själva bli störda för att få dopaminkickar. En sådan belöning är att hålla koll på omvärlden genom mobilen eller när det plingar till i mejlkorgen. Hjärnan är nyfiken, men gillar inte ständiga avbrott och får svårt att koncentrera sig.

Minska störningsmomenten med självledarskap

Karin Ståhl menar att störningsmomenten kan minska om man jobbar med en metodik som kallas självledarskap. Den går ut på att ta ansvar för sin egen tid genom att avsätta några timmar per dag för att fokusera på en specifik arbetsuppgift. Under den blockade tiden ska alla notiser från mejl och sociala medier vara avstängda, liksom mobiltelefonen.

− Självledarskap innebär att vara medveten om vad man gör om dagarna, att man planerar och hjälper sig själv att inte bli distraherad.

Men att stänga av mobilen, som också är ett viktigt arbetsredskap, är inte alltid lätt. Många är beroende av att vara uppkopplade för att få extern information och följa olika processer.

− Telefonen är ett allt viktigare arbetsredskap, men vet man att den inte behövs under ett möte kan den lämnas utanför rummet. Och finns all information till en rapport som ska skrivas, behövs inte internet och notifieringar.

Bäst med störningsfria zoner

I en hjärnsmart organisation har också chefen ett stort ansvar.

− Man kan göra allt för att själv minska störningar, men befinner man sig i ett kontorshav där det inte finns några överenskommelser eller positiv disciplin i organisationen blir det svårt. Här bör chefen föregå med gott exempel, stämma av och skapa en tillitskultur där man kan jobba hjärnsmart.

Grundläggande är också att organisera den fysiska miljön så att störningar minskar. Kontoret kan exempelvis utformas med separata telefonhytter och tysta rum där möjlighet finns att fokusera på ett arbetsmoment eller ta en paus. Här är aktivitetsbaserade kontor den bästa lösningen, menar Karin Ståhl.

− Man kan komma överens med kollegor om att inte störa varandra, men det bästa sättet är att ha störningsfria zoner, att man kan växla arbetsplats och sätta sig i ett annat rum när man behöver koncentrera sig. Men det behövs också utrymmen för reflektion och vila.

Förväxla inte med isolering

Att jobba enskilt ska dock inte förväxlas med isolering. Allt mer arbete utförs i dag i team och i avdelningsgemensamma projekt.

− Den tiden vi jobbar tillsammans är procentuellt större än den enskilda tiden i bubblan. Men om den enskilda produktiva tiden blir så effektiv som möjligt, att man jobbar smart genom att blocka tid, då frigörs också mer tid för det gemensamma arbetet.

När anställda kan checka av vad som har presterats under dagen kommer en känsla av flyt att infinna sig, menar Karin Ståhl.

− Man känner sig nöjd med sitt arbete och kommer till avslut. Jag har en personlig hypotes att om vi gör det här så kan vi gå från jobbet piggare och gladare än när vi kom på morgonen, säger hon.

Sju viktiga aktiviteter för hjärnan

Den forskning som är tongivande för tankarna kring det hjärnsmarta kontoret utgår från Healthy Mindplatter, utvecklad av Daniel J. Siegel och David Rock. Den kan liknas vid en tallriksmodell för hjärnans behov.

Här listar Karin Ståhl sju olika aktiviteter som, enligt Healthy Mindplatter-modellen, får hjärnan att fungera på topp under arbetsdagen:

Sömn: Vi behöver sova bra för att återhämta oss och få hjärnan att fungera. Det är också viktigt att kunna vila på jobbet och ladda om.

Rörelse: Ta en rask utomhuspromenad, gå till kollegan istället för att mejla, träffas vid kaffeautomaten om du behöver ett snabbt möte med en kollega.

Koncentration: Avsätt en bestämd tid i block om du behöver fokusera själv eller jobba tillsammans med kollegor.

Reflektion: Tid behövs för eftertanke, exempelvis genom att vila eller ta en promenad för nya intryck.

Samvaro: Hjärnan gillar när vi umgås och pratar med andra människor.

Lekfullhet: Hjärnan tycker om att ha roligt och hitta på nya saker.

Avkoppling: Hjärnan är egentligen lat och gillar att slappa. Samtidigt uppskattar den nya aktiviteter och nya perspektiv.

Charlotte Delaryd

Kommentarer

Välkommen att säga din mening på Ny Teknik.

Principen för våra regler är enkel: visa respekt för de personer vi skriver om och andra läsare som kommenterar artiklarna. Alla kommentarer modereras efter publiceringen av Ny Teknik eller av oss anlitad personal.

  Kommentarer

Aktuellt inom

Ledarskap