Användarvänligt men ännu inte i elitklassen

Smarteam är ett av de PDM-system på marknaden som under de senaste åren vuxit sig allt större vad gäller både funktionalitet och antal installationer. Från att ha varit ett mindre system med fokusering på hantering av caddata från de Windows-baserade 3d-modellerarna satsar man nu på att bli ett större generellt system med ambitioner att även hantera andra typer av information. I det här numret av Ny Teknik CAD granskar vi Smarteams styrkor och svagheter. Smarteam är ett relativt ungt databasbaserat system och kan sägas tillhöra den senare generationen av produktdatahanteringssystem och har idag hunnit fram till version 4. Jämfört med konkurrenterna kvalar det in någonstans i PDM-systemens mellanklass och har åtminstone hittills utmärkt sig som ett system med fokusering på hantering av caddata. Smarteam introducerades 1995 på marknaden av Smart Solutions som för övrigt nyligen bytte namn till produktnamnet Smarteam. Företaget är ett fristående dotterbolag till franska Dassault Systèmes som också ligger bakom cadsystemet Catia och PDM-systemet Enovia. Bland det första som slår en när man börjar arbeta med Smarteam är att användargränssnittet är riktigt trevligt, åtminstone för att vara ett PDM-system. Menyer och fönster är enkla och känns över lag logiskt uppbyggda. Eftersom knappar och menyer ser likadana ut oberoende om man arbetar direkt i Smarteam eller via någon integrerad applikation lär man sig snabbt att hitta bland dem. Smarteam har, precis som de flesta andra moderna PDM-system, det mesta vad gäller grundläggande PDM-funktionalitet. Parallellt arbete underlättas genom möjlighet till reservation av dokument, parter och sammanställningar med så kallade check-in check-out procedurer. Här kan man reservera både enskilda parter eller kompletta sammanställningar med vilka man arbetar för tillfället. På så sätt tillåts kollegor att titta på samma information men inte modifiera den samtidigt. Vi hittar även verktyg för att hålla ordning på både versioner och revisioner samt en acceptabel livscykelhantering med automatisk frysning av godkända objekt. Överlag kan man säga att grundfunktionerna fungerar mycket bra och att systemet beter sig ungefär som man skulle förvänta sig, vilket faktiskt är ett mycket bra betyg i den här branschen. Allt som sparas i Smarteam klassificeras som olika typer av objekt med hjälp av klasser. För varje klass kan man sedan definiera ett profilkort med specifik information, metadata. I praktiken innebär detta att för varje typ av dokument, som till exempel Autocad-ritningar eller tekniska specifikationer, kan man knyta olika beskrivande attribut. Smarteam använder också dessa klasser som enda kontroll av accessrättigheter. Med andra ord så finns det inga möjligheter att begränsa åtkomligheten för ett antal enskilda ritningar eller dokument av en viss typ. Har man exempelvis behov att skydda dokument eller lagra konfidentiell information måste man begränsa tillgängligheten för en hel klass, det vill säga samtliga Autocad-ritningar eller samtliga tekniska specifikationer. För ett PDM-system är väl fungerande integrationer till cadsystem och andra applikationer mycket viktiga och just detta är en av Smarteams starkare sidor. Tanken med denna typ av kopplingar till andra applikationer är bland annat att man utan att lämna de integrerade cad- eller office-programmen enkelt skall kunna spara eller hämta ut data från PDM-systemet. Relativt tidigt blev Smarteam förknippat med Solid Works i och med att integrationen mot just det cadsystemet var den första i ordningen. Därefter har man kompletterat utbudet med fler integrationer till andra liknande Windows-baserade cadsystem som till exempel Solid Edge, Mechanical Desktop och Inventor. Idag finner vi dessutom kopplingar mot några av de större cadsystemen samt de olika Microsoft Office-programmen. Flera andra generella PDM-system satsar även på integrationer till cadnära PDM-system och inte direkt till själva cadsystemet, men Smarteam utvecklar enbart egna direkta cad-integrationer. Fördelen med egna lösningar är naturligtvis att ingen annan mjukvara krävs, att resultatet blir mer likt övriga delar av systemet och därmed mer lättanvänt. Å andra sidan så har det vid cad-uppgraderingar ofta visat sig svårt att som utomstående företag hålla jämn takt med de cadnära systemen, eftersom dessa ofta tillhandahålles av cadleverantören. Det skall dock i ärlighetens namn tilläggas att Smarteam hittills lyckats ganska bra med denna balansgång. För mindre avancerade användare som inte arbetar med cad eller inte har behov av att arbeta med Smarteam via någon av de integrerade applikationerna, kan webbgränssnittet Smart Web vara ett intressant alternativ. Med hjälp av denna tilläggsmodul kan exempelvis kollegorna på sälj- eller marknadsföringssidan bland annat söka efter information, lägga in eller ta ut dokument och medverka i livscykelhanteringen direkt från sin webbläsare. I Smarteam finns det också ett välutvecklat stöd för hantering av produktstrukturer och stycklistor med möjligheter att automatiskt generera rithuvuden och stycklistor på ritningen. Naturligtvis kräver allt som har med ritningsblanketter att göra en viss anpassning, men verktygen för att åstadkomma detta finns på plats. Vad gäller en del mer avancerad funktionalitet kring produktstrukturen som exempelvis konfigurationsstyrning och varianthantering är dock möjligheterna något begränsade och man får istället förlita sig på det använda cadsystemet. Smart Bom är en annan mycket intressant modul knuten till stycklisthanteringen. Här tillåts konstruktören att skicka ett e-mail med en exekverbar fil innehållande både komplett produktstruktur, tillhörande cad-modeller och program för att konsultera och arbeta med materialet. Meningen är att man skall kunna skicka en komplett uppsättning produktdata till en kollega eller underleverantör utan att dessa har tillgång till en Smarteam-licens. Eventuella ändringar kan sedan sparas ned i filen och då filen skickas tillbaka kan ändringarna importeras till databasen. Smart Bom kan i rätt miljö vara ett mycket användbart verktyg med den enda lilla haken att det enbart fungerar om alla inblandade parter använder sig av Windows som operativsystem. Smart Flow är den del av systemet som hanterar arbetsflöden och godkännanderutiner. En trevlig detalj med denna modul är att man alltid har tillgång till ett grafiskt och överskådligt presenterat flödesschema av den aktuella processen. Anteckningar om ändringar och begäran om åtgärder för de olika stegen i flödet kan skickas via vanlig e-post eller hamna i inkorgen i Smarteams interna anteckningssystem. För att administrera rättigheter vid arbetsflöden kan man dela ut befogenheter per användare eller per användargrupp där en användargrupp motsvarar den roll man har i organisationen. Smart Flow är förhållandevis lättanvänt och är troligen kraftfullt nog för de flesta användare där hantering av arbetsflöden är en önskvärd tilläggsfunktion men inte själva huvudsyftet för PDM-systemet. Vid mer avancerat användande kan man i vissa fall stöta på en del problem när det gäller olika typer av mer komplexa förgrenade arbetsflöden eller vid eventuella integrationer mot andra personal- eller resurshanteringssystem. Någonting som ofta skiljer betydligt mellan olika PDM-system är dess användarvänlighet och möjligheter vid anpassning av dem. Åtminstone när det gäller användarvänligheten plockar Smarteam hem ett antal pluspoäng. Allt från enklare anpassningar som att skapa nya profilkort till mer avancerad systemadministration som att ändra i datamodellen kan göras med några enkla klick och drag-och-släpp manövrar. Med hjälp av Smart Wizard guidas administratören genom några enkla mallar och formulär på ungefär samma sätt som man ändrar systeminställningar i Windows. Tack vare detta blir standardmässig konfiguration av system betydligt förenklad och man behöver aldrig lämna Windows formulären för att dyka ned i något krypiskt makrospråk eller bland några databastabeller. Det kan dock vara bra att tänka på att delar av det man vinner med användarvänligheten förlorar man när det gäller flexibilitet och möjligheter till anpassning. Däremot råder det ingen tvekan om att Smart Wizard ger en mycket god hjälp för att komma igång snabbt. Det är för övrigt inte alltid nödvändigt eller ens önskvärt att vända ut och in på systemet vad gäller anpassningen av det. Smarteam har under det senaste året visat mycket tydligt att man inte längre tänker nöja sig med att stanna i mellanskiktet bland PDM-system. Istället för att enbart fokusera på små och mellanstora företag försöker man nu slå sig in på den tuffare, men betydligt mer lönsamma, marknaden för de större företagen. Här utsätter man sig för en viss risk eftersom det visserligen är förnämligt med de allt kraftfullare funktioner som byggs in för att vara med och tävla om de stora företagens gunst. Samtidigt får man inte glömma att ett kraftfullare system nästan uteslutande innebär att systemet automatiskt blir mer komplext och svåranvänt. Precis det som Smarteam mycket elegant hittills lyckats undvika att bli. Ett exempel på ett steg i riktning mot de stora företagen är den nya tilläggsmodulen Smart Multi-Site. Denna är till för organisationer med ett flertal geografiskt utspridda filialer där varje filial har en Smarteam installation. Mulit-Site är baserat på Oracle Replicator och möjliggör ett system bestående av flera replikerade databaser med periodisk synkronisering. Det känns dock tveksamt om denna modul verkligen är mogen för mer storskaligt bruk. Till exempel verkar stödet för accessrättigheter och ägandeskap tämligen begränsade och hanteras på ett väldigt grovmaskigt sätt. Ägandeskap kan exempelvis enbart sättas per filial eller installation och inte per avdelning eller projekt som ofta är önskvärt i en större organisation. Det råder ingen tvekan om att Smarteam med allt kraftfullare funktioner, bra användargränssnitt och sin förenklade systemadministration redan ses som en konkurrent av de stora PDM-systemleverantörerna. Även om Smarteam närmar sig dem alltmer är det inte riktigt där ännu. Däremot skulle det inte vara speciellt förvånande om vi om något år skulle träffa på installationer av Smarteam inom både större organisationer och företag där datahanteringen inte ens är fokuserad kring cadanvändandet. Fram tills dess så kommer Smarteam fortfarande bäst till sin rätt inom små eller medelstora företag där cadsystemet spelar en central roll och där man har måttliga krav på systemanpassning och inte kräver fullständigt skräddarsydda lösningar.