Hur styr du parallella digitaliseringsprojekt mot den strategiska målbilden?

Inte nog med att digitalisering lyfts fram av många som den enskilt största förändringsfaktorn som påverkar alla delar av organisationer och samhället. Många är också de exemplen i media som beskriver problemen och utmaningarna organisationer har med att genomföra sina digitaliseringsinitiativ, och som har kört i diket.

Vad är anledningen till att många organisationer har så svårt i sitt genomförande av digitaliseringar?

Anders Persson förklarar: ”Flera aktuella undersökningar, bl.a Boston Consulting Groups undersökning ”Bigger, Bolder and Faster The Digital Agenda for Nordic Companies”, slår fast att det inte är bristen på idéer om vad som skall digitaliseras som är grundproblemet, utan att det är genomförandeförmågan. En viktig aspekt i genomförandeförmågan är styrningen av digitaliseringsinitiativen”.

LÄS MER OM KURSEN HÄR

Steve Brdarski fyller i: ”Samtidigt är styrning ett eftersatt område. Det finns inga bra modeller och ramverk som hanterar många parallella digitaliseringsinitiativ. Projektform är den organisationsform som de flesta organisationer använder idag för att genomföra sina digitaliseringsinitiativ.”

Anders Persson fortsätter: ”Att driva digitalisering i form av ett antal projekt var och en för sig, eller under ett samlat program, ställer olika krav på ledning och styrning. Det räcker inte med en projektstyrningsmetod för att styra hela digitaliseringen, det är ett misstag som flera organisationer har genomlidit och tyvärr fått sota hårt för när digitaliseringen börjat gå knackigt.”

Vad menar ni med det? Det finns många välutvecklade projektmodeller.

”Anledningen till att man inte kan använda projektmodeller rätt av är att digitaliseringsinitiativ oftast är omfattande och skär genom organisatoriska gränser. I regel behövs ett flertal olika projekt för att realisera förändringen. Projektmodeller är inte anpassade för att styra flera projekt parallellt mot en gemensam målbild och hantera organisatoriska effekter. Att förbereda organisationen för den förändring som digitaliseringen innebär är något som man sällan tar höjd för i projekt ” menar Steve Brdarski.

Anders fyller i: ”Ledningens uppgift blir att styra genomförandet mot en strategisk målbild, i en struktur med flera digitaliseringsinitiativ. Den totala styrmodellen ska säkerställa kvalitén i digitaliseringen och kräver att styrmodellen måste inbegripa ett antal stödprocesser som säkerställer både – Gör rätt saker och gör saker på rätt sätt. Det innebär att styrmodellen behöver innehålla utöver projektstyrning bl.a:

• Ekonomisk styrning och uppföljning, bl.a gentemot business case
• Arkitekturstyrning vilket omfattar ritningar för hur digitaliseringen ska implementeras för att vara framtidssäkert
• Leverantörsstyrning innehållande mål, KPI:er, ev incitament för de olika leverantörerna som deltar i arbetet
• Förvaltningsstyrning med det förberedande arbetet som behöver bedrivas inför driftsättning”

Steve förklarar vidare: ”Viktigt är att det finns en tydlig koppling gentemot de strategiska målen samtidigt som prioritering och rangordning mellan de olika initiativen och projekten är en grundbult i styrningen.”

”Något som vi också ser är att projekten slås om samma resurser och levereras av flera olika leverantörer. Det kan därför bli svårt att få en överblick över läget och agera i tid ifall ett projekt får problem. Kontinuerlig mätning och uppföljning ger den kunskap som behövs för att kunna styra och stödja projekten på bästa sätt, samtidigt som mätningen ger en god förståelse för detaljerna i projektens utmaningar.”

Anders fortsätter: ”Etablerande av stödstrukturer i genomförandet av digitaliseringen, tex. ett operativt programkontor, är ett viktigt värde för digitaliseringens framdrift och uppföljning. Programkontoret kan inneha olika typer av roller; stöd i styrning av digitaliseringen, tillhandahålla gemensamma resurser, och utgöra stöd för bl.a. projektledare. I styrningsrollen ingår att hantera portfölj- och projektstyrning, transitionsplanering, releaseplanering och ekonomistyrning. Ytterligare delar av stöd kan innefatta områden som kommunikation, riskhantering, kvalitetssäkring, och förändringsledning”.

”Man inser snabbt att det är många parametrar att hålla reda på. Det avgörande är att en tydlig och väl sammansatt styr- och ansvarsmodell säkerställer kvalitén i beslutspunkterna för digitaliseringen”.

Steve förklarar: ”Att styrning är viktigt för att genomförandet skall fungera smärtfritt är en självklarhet men kan vara en utmaning för många. Som ledare för digitaliseringen behöver man agera som spindeln i nätet med många parametrar att ta hänsyn till under digitaliseringen gång. Att bygga upp en styrning som passar digitaliseringsinitiativet är verkligen en grundbult för att genomförandet skall gå som planerat”, avslutar Steve.

Välkommen på kursen Affärsinriktad digital transformation

KURSDATUM: 26 september
LOKAL: F7 Möten & Konferens, Fleminggatan 7, Stockholm

LÄS MER OM KURSEN HÄR

Digitalisering driver omfattande förändringar som går på tvärs över flera organisatoriska enheter. Det skapar utmaningar eftersom de flesta linjeorganisationer är hårt optimerade för att leverera på den existerande affärsmodellen och inte riggade för att parallellt förändra verksamheten. Utmaningen ligger i att balansera mellan existerande verksamhetsmodell (som genererar dagens intäkter) med den förändrade affärslogik som digitaliseringen medför (framtidens intäkter och affärslogik).

Syftet med kursen Affärsinriktad digital transformation är att ge dig verktygen för att designa, organisera och leda digitala förändrings- och transformationsprojekt som går på tvärs i organisationen och som behöver utvecklas och balanseras parallellt med dagens befintliga verksamhet.

Kursen, som ges den 2 april i Stockholm, är uppdelad i tre sammanhängande kursdelar: individuella onlinebaserade förstudier (del 1) följt av en klassrumsbaserad heldagskurs i helklass (del 2) och ett avslutande webinar (del 3).

Under kursen lär du dig bland annat:

• Hur du översätter digitaliseringens effekter till din egen organisation, era kunders behov och förutsättningar
• Hur du kommunicerar den digitala transformationen internt
• Hur du bygger kompetenser och förmågor i organisationen för att driva och implementera digitala agendor
• Hur du designar och planerar digitala transformationsprojekt
• Portföljhantering och ledning av multipla projekt
• Effektivt affärsmannaskap – ekonomi, business case, förhandling, upphandling och leverantörsstyrning
• Uppföljning av programmet – så här gör du steg för steg
• Framgångsrik förändringsledning och program-/projektkommunikation

Varmt välkommen!