Så här halverade Microsoft antalet skrivbord på huvudkontoret

2018-11-18 06:00  

Arbete ska inte längre ses som en plats att gå till, utan något du gör, skrev Bill Gates i ett manifest. På Microsoft i Sverige kombineras "jobba hemma-dag" och ett aktivitetsbaserat kontor.

Artikeln publicerades först i Personal & Ledarskap.

I dagens arbetsliv ären av knäckfrågorna att hitta en balans bland alla intryck, möjligheter och krav. För många människor, och därmed även arbetsgivare, är ­balans i livet och det berömda livspusslet en utmaning. ­Microsoft är ett av företagen som går i bräschen för det nya arbetslivet.

2005 skrev företagets grundare och dåvarande vd Bill Gates ett manifest om att bland annat se arbete som något du gör, inte en plats du går till, och om att anamma ett modernt arbetssätt med hjälp av modern teknik. Det här synsättet har fått spridning och gett ringar på vattnet.

2012 införde Microsoft ”jobba-hemma-dagen”, en satsning som satte ljus på möjligheten att jobba på distans. ­Sedan företaget i Sverige införde ett aktivitetsbaserat kontor har över 100 000 nyfikna besökt kontoret i norra Kista utanför Stockholm för att ta del av konceptet.

Vad menar ni egentligen med det nya arbetslivet?

– Att tillsammans med sin chef veta vad man ska uppnå och att hitta formerna för detta, beroende på vad man ska uppnå och hur man är lagd som person. Vår ambition här på ­Microsoft är att skapa miljöer som hjälper medarbetaren att hitta vad den ­behöver, det kan vara en tyst och rogivande miljö ­eller en miljö för inspiration och flow, säger Helena Sjöberg, hr-chef på Microsofts huvudkontor i Sverige.

Var skeptisk mot aktivitetsbaserat kontor

Själv hade Helena Sjöberg vid införandet aldrig tidigare arbetat aktivitetsbaserat och hon var något skeptisk. Hur skulle hon som hr-chef, med konfidentiella och känsliga arbetsuppgifter, kunna arbeta effektivt i en sådan miljö?

– Det kräver att man landar i sig själv. Vad passar mig som person? Man behöver också planera hur man tar sig an sin arbetsdag och sina arbetsuppgifter. Numera tycker jag att det är ett kul och effektivt sätt att jobba på.

Till och med de dagar Helena Sjöberg arbetar hemifrån kommer hon på sig själv med att flytta runt i huset utefter arbetsuppgifternas karaktär.

De stora fördelarna med det nya arbetssättet tycker ­Helena Sjöberg är en starkare innovationskraft. Det har blivit fler tillfällen till produktiv interaktion. Högre engagemang har kommit på köpet.

Det nya arbetssättet har också medfört minskade lokalytor, från 11 600 till 8 500 kvm och från 650 skrivbord till 300 delade skrivbord samt minskad pappers- och elförbrukning.

Läs mer: Produktivt att ofta byta miljö på jobbet

Ledarskap nyckeln till fritt arbete

En uppföljande undersökning som gjordes efter några år visade att medarbetarnas upplevda effektivitet på jobbet ökat från 37 till 81 procent. Medarbetarnöjdheten har ökat från 59 till 91 procent.

De flesta människor har inte den här friheten i jobbet, trots att tekniken finns. Varför tror du att utvecklingen går långsamt hos många arbetsgivare?

– Jag tror att det har stannat vid ett kontorsprojekt för många. Då blir det inte tillräckligt tydligt varför man gör den här förändringen och vilka beteendemönster som en ledning och en organisation står bakom, om man vill uppnå till exempel en lärande organisation där man delar kunskap med varandra och skapar innovation.

Hur får man det att fungera i praktiken då? Enligt Helena Sjöberg behövs ett starkt ledarskap på plats. Ett ledarskap som bygger på tillit till att människor tar sitt ansvar.

– Det behöver inte bygga på att vi ser att en person är här. Bara för att någon är här, betyder inte det att denna någon egentligen gör ett jobb. Vår grundsyn måste vara att vi litar på att de som jobbar på Microsoft tar ansvar för sitt jobb oavsett var de jobbar ifrån.

Det här arbetssättet kräver också tydliga mål. Även om medarbetaren kan välja när, var och hur den arbetar så måste det vara tydligt vad som ska göras, uppnås och hur jobbet fortgår.

– Vi behöver kontinuerligt göra en halvhalt och checka av mellan chef och medarbetare hur man ligger till och kolla om något behöver justeras.

Tydliga mål gör det också lättare att avgränsa och behärska den gränslöshet som lätt följer i spåren av ett friare arbete. Här är chefen viktig, säger Helena Sjöberg, men även tekniken hjälper individen att hålla balansen genom tydlig feedback.

– Det här är absolut även en utmaning för oss. Våra medarbetare får på vecko­basis se till exempel hur många möten de haft. Det hjälper dem att ha en dialog med sin chef för att kunna prioritera.

Läs mer: Studie slår fast: Aktivitetsbaserat kontor passar inte alla

Större ansvar och utbildning

Medarbetarna har också fått utbildning i en metod som kallas ”De fem valen för produktivitet”. Den går i korthet ut på att välja det som är viktigt framför det som är brådskande.

Alla de här faktorerna blir viktiga att ha koll på för att kunna skapa förutsättningar för att jobba flexibelt, menar Helena Sjöberg.

– I många företag är det inte tillräckligt genomarbetat. Vi la mycket tid på det här när vi gick in i ett aktivitetsbaserat arbetssätt och vi fortsätter att lägga tid på det, inte minst när vi "on-boardar" nya medarbetare.

Det nya arbetslivet handlar inte bara om friheten att välja arbetsplats, utan också om ett större ansvarstagande som arbetsgivare. På Microsoft får anställda kostnadsfritt stöd med att tackla psykiska problem, olika former av missbruk, familje- och relationsproblem samt ekonomiska och legala problem. Vilken sorts hjälp det rör sig om beror på vad som inträffat och vilka behov som finns.

Dessutom erbjuds till exempel läxhjälp till med­arbetare vars barn lider av inlärningssvårigheter och stöd när någon behöver vårda en sjuk anhörig. Microsofts ­anställda kan också göra tre dagars volontärarbete om året, med full lön.

– Det som gynnar våra medarbetare, gynnar även oss. Alla behöver kunna jobba, oavsett fas i livet. Jag brukar fundera på om jag skulle kunna tänka mig att jobba på ett annorlunda sätt, utan den här friheten, flexibiliteten och paletten av möjligheter. Jag tror inte det.

Helena Sjöberg, hr-chef Microsoft Sverige

Helena Sjöbergs karriärval var inte glasklart från början, men två år in på PAO-programmet insåg hon att hon var helt rätt ute. På American Express gick hon sin ”skola”i det praktiska hr-arbetet och ­klättrade på karriärstegen i 14 år innan hon började på Microsoft.

”Man kan tro att det skulle vara likt att byta till ett annat globalt bolag, men det är faktiskt mer olikt. Inte minst är tempot högre på ­Microsoft.”

Jennie Jensen

Kommentarer

Välkommen att säga din mening på Ny Teknik.

Principen för våra regler är enkel: visa respekt för de personer vi skriver om och andra läsare som kommenterar artiklarna. Alla kommentarer modereras efter publiceringen av Ny Teknik eller av oss anlitad personal.

Här är reglerna för kommentarerna på NyTeknik

  Kommentarer

Dagens viktigaste nyheter

Aktuellt inom

Debatt