Chefen vill ta ifrån oss internmötena

2009-01-20 23:00  

Kontorsmöten är inte bara ett sätt att få i sig den dagliga kaffe-dosen, tycker veckans fråge-ställare. Och pekar på att viktiga kontakter går förlorade när chefen vill dra ner på mötesfrekvensen.

Fråga:Vår nya affärsområdeschef vill ha kraftigt antal minskade möten. Han arbetar utanför Sverige och jag har aldrig sett honom på vårt kontor.

På det senaste stora chefsmötet krävde han radikala åtgärder för att öka effektiviteten. Inte för att verksamheten går dåligt, utan för att

säkerställa konkurrenskraften.

Vi måste arbeta mer mot kund och fokusera mer på kärnverksamheten. Han pekade speciellt ut vår möteskultur som tidstjuv och tänkbar orsak till vår ineffektivitet.

Vår regionchef har, som resultat av detta, presenterat nya riktlinjer för vår organisation. Han förväntar sig snabba resultat, eftersom han i sin tur ska rapportera tillbaka till affärsområdeschefen inom en snar framtid.

De här kraven ställer till det för oss mellanchefer. Att säljare och marknadsförare är ute och träffar kunder är viktigt för resultatet. Men slutresultatet handlar också om kontakter, kommunikation och samverkan mellan olika chefer och enheter.

Hur ska vi kunna stödja affärer och kunder om vi inte träffas på möten? Antalet möten i organisationen har redan tidigare minskat med runt 10 procent.

Alla mina kolleger är lika upprörda som jag. Jag har talat med vår regionchef, men når inte fram. Det är som om vi befann oss i fritt fall vissa gånger.

Hur kan jag försöka nå fram med mina synpunkter?

”Knepigt med beslut fattade på långt avstånd”

Svar: Det är naturligtvis viktigt med interna möten. Men förändringar kan ibland vara bra. Kanske kan de nya direktiven leda till något positivt.

Ibland går det slentrian i saker, till exempel sätt att arbeta. "Så här har vi alltid gjort", händer det att medarbetare som har arbetat länge på samma ställe säger.

Innan du går och talar med regionchefen, ge de nya riktlinjerna en chans. Sätt dig och analysera noga alla möten som sker i ditt ansvarsområde. Både uppåt och neråt. Skriv ner varje möte, vilka personer som deltar, hur lång tid mötena tar, agendor, hur de går till, vilka ämnen som tas upp och så vidare. Titta på vilka beslut som fattas på möten; om de leder till önskade resultat och hur besluten följs upp.

Med andra ord - en kartläggning av processerna kring de möten där du är med.

Tänk sedan tvärtom.

* VAD är viktigast att tala om på era möten?

* VILKA bör delta?

* HUR ska ni använda det som kommer fram?

* Och hur ska det förbättra era möjligheter att uppnå resultat? Hur vet ni när ni lyckats? När ska olika beslut åtgärdas? Av vem? Hur följs det upp?

Tänk på den tid som bör kunna frigöras när ni har färre och mer resultatinriktade möten. Vad kan den tiden användas till i stället? Det kanske leder till bättre dynamik. Kanske de nya direktiven om ett år upplevs positivt. Kanske ni upplever mer energi, bättre lönsamhet och får roligare på jobbet. Ge det en chans innan du ber om ett samtal med regionchefen.

Lycka till!

Gunilla Arhén

Kommentarer

Välkommen att säga din mening på Ny Teknik.

Principen för våra regler är enkel: visa respekt för de personer vi skriver om och andra läsare som kommenterar artiklarna. Alla kommentarer modereras efter publiceringen av Ny Teknik eller av oss anlitad personal.

  Kommentarer

Debatt

Läs mer