Ta tillbaka kontrollen över inkorgen

2008-09-23 08:43  

En överfylld inkorg och en ständig ström av inkommande mejl gör e-posten till en stressfaktor i arbetslivet. Det konstateras i en ny svensk doktorsavhandling.

Känslan att vara tvungen att svara snabbt är också stressande. Det gör att många kollar mejlen hemifrån och på så sätt inte släpper tankarna på jobbet.

– Men det är inte mejlen i sig som skapar problem utan vi som använder den, säger Eva Sjöqvist, nybliven doktor i e-post, till Arbetsliv. Hon disputerade nyligen med en avhandling vid Stockholms universitet, där hon koncentrerar sig på e-postens nackdelar i arbetslivet.

E-posten är i och för sig ett lysande arbetsredskap, tycker Eva Sjöqvist. Men den används för all möjlig information, utan att man tänker efter om den är bäst i sammanhanget. Ibland kanske någon annan kommunikationsform, som intranätet, är bättre. Dessutom skulle det underlätta om vi klart och tydligt bli upplyst om mejlet bara är information eller om vi förväntas agera.

Det är stor risk för att e-post skapar missförstånd, eftersom vi uttrycker oss kortfattat och enkelt, ibland slarvigt.

– Mottagaren saknar de sociala ledtrådarna som vi får i mötet och läser in innebörder i meddelandet som kanske inte finns där, säger Eva Sjöqvist, som numera arbetar som lärare vid Högskolan på Gotland. Hon tycker att det behövs handledning och utbildning för att minska de negativa effekterna.

– Vi får vidareutbildning i andra arbetsverktyg men e-post anses trivialt. De flesta organisationer har ett utbildningsbehov och det skulle kunna leda till minskad stress.

Den uppfattningen stöds av Volvo Personvagnar, som säger sig tjäna 3,6 miljoner kronor mer i veckan på att de anställda gått på e-postkurs (läs tidigare artiklar i Ny Teknik ovan).

Avhandlingen ”Electronic Mail and its Possible Negative Aspects in Organizational Contexts” finns att läsa i sin helhet eller sammanfattad via länken ovan till höger.

Eva Sjöqvists goda e-postråd

- Fråga de anställda vilka de viktigaste problemen med e-posten är. Analysera om de påverkar hela organisationen. Analysera även de sociala och finansiella konsekvenserna.
- Vidta åtgärder. Några aspekter kan regleras, andra inte. En öppen diskussion är bättre än en formell policy för att förändra användandet av e-post.
- Policy. Ta ett beslut om när och hur e-post ska användas och när den har fler fördelar än nackdelar.
- Skaffa effektiva filter mot spam.

Elisabeth Vene

Kommentarer

Välkommen att säga din mening på Ny Teknik.

Principen för våra regler är enkel: visa respekt för de personer vi skriver om och andra läsare som kommenterar artiklarna. Alla kommentarer modereras efter publiceringen av Ny Teknik eller av oss anlitad personal.

  Kommentarer

Dagens viktigaste nyheter

Debatt