Här är chefens vanligaste missar

2011-03-14 07:38  
Foto: Colourbox

Saklighet. Neutralt röstläge. Måttfulla formuleringar. Det är grundreglerna när man ska föra ett svårt samtal.

Medarbetaren som strular eller luktar sprit. Eller många chefers värsta mardröm: uppsägningar. Holly Weeks har skrivit en handbok i hur man sköter jobbiga samtal, “Failure to Communicate: How Conversations Go Wrong and What You Can Do to Right Them”. Där tipsar hon bland annat om hur man ser upp för de vanligaste fällorna.

1. Stridsberedskap. Det vanligaste misstaget är att det svåra samtalet blir ett slag, som ska vinnas. Här finns enbart förlorare. Det är själva stridsberedskapen som är motparten, inte din samtalspartner.

2. Överförenkling. Om inte problemet vore komplicerat, skulle det inte vara så svårt att tala om. Så försök inte höja det till en abstrakt nivå.

3. Respektlöshet. Du måste visa respekt för din motståndare liksom själva problemet i sig. Men du måste också kunna respektera dig själv. Förvissa dig om att du kan uppträda på ett bra sätt, även om din motpart skulle vara öppet fientlig.

4. Känsloläckage. Du kanske går i försvarsposition, känner dig generad och illa till mods eller rentav arg och rädd i ett obehagligt samtal. Risken är stor för att dessa negativa känslor spiller över på motparten. Du kanske uppträder aggressivt eller försöker släta över, eller pendlar mellan de två reaktionerna. Stanna mitt emellan och kläm fram med vad du egentligen vill. Negativa känslor går inte upp i rök, men det går att träna sig till att bemästra dem och fokusera på själva problemet.

5. Försvarsreaktioner. Det finns massor av vapen i en konflikt: lögner, hot, sarkasmer, skrik, tårar, anklagelser, tystnad. Det är lätt att reagera med aggressivitet försåvitt man inte bara förhåller sig passiv. Men liksom i fallet ovan är det bästa sättet att avväpna motparten genom att öppet kommentera beteendet. Om personen envisas med att vara tyst, kan du säga ”Jag vet inte hur jag ska tolka din tystnad”.

6. Akilleshälen. Om motståndaren får in en fullträff på din svaga punkt är det extra svårt att inte gå i gång. Tänk efter vilka ömma punkter du har, i jobbet eller som person, så är du bättre rustad.

7. Tjuvträning. Om vi utgår från att ett samtal kommer att bli svårt, vill vi instinktivt öva in vad vi ska säga. Men ett svårt samtal är inte en scenshow. Din motpart kan reagera och säga precis vad som helst, som inte står i ditt manus. Ditt manus hindrar dig från att lyssna på vad personen faktiskt säger. Det du ska ta reda på är a) vad är problemet? b) vad anser motparten är problemet? c) hur vill jag att lösningen ser ut? d) hur vill jag att vår jobbrelation ska vara? Du kan också be motparten tänka ut svaret på dessa frågor inför ert möte.

8. Förutfattade meningar. Vi vet faktiskt ingenting om andra människors intentioner, bara våra egna. Varken du eller motparten vet om den andra är illvilligt eller välvilligt inställd. Om ni kör fast kan du säga ”Jag inser att jag inte förstår riktigt hur du ser på det här problemet”. Det kan vara ett bra sätt att komma på spåret igen.

9. Vilse. För att inte tappa bort oss i känslovindlingarna är det säkrast att ha bestämt sig för ett önskat, men också realistiskt utfall av samtalet. Frågan om vilken arbetsrelation du vill att ni ska ha i fortsättningen är central, liksom vilka hinder det kan finnas för detta. Kom ihåg att det inte handlar om att du ska vinna. Din motpart är sannolikt inte inställd på att förlora.

Tyvärr är det väldigt lätt att halka tillbaka i gamla vanor, skriver Harvard Business Review apropå Holly Weeks bok, speciellt om man blir överraskad av ett problem och inte själv har initiativet. Då ska man åtminstone hålla sig till de tre grundreglerna: saklighet, neutralt röstläge, måttfulla formuleringar.

Elisabeth Vene

Kommentarer

Välkommen att säga din mening på Ny Teknik.

Principen för våra regler är enkel: visa respekt för de personer vi skriver om och andra läsare som kommenterar artiklarna. Alla kommentarer modereras efter publiceringen av Ny Teknik eller av oss anlitad personal.

  Kommentarer

Debatt