Få mer stuns i mötet!

2016-05-26 17:28 Elisabeth Vene  

Nästan alla chefer tycker att möten är viktiga. Hälften finner dem ineffektiva. En tredjedel av mötesdeltagarna vet inte varför de är där. ”Ju noggrannare förberedelser, desto bättre resultat”, säger Mia Liljeberg, certifierad mötesledare.

Mia Liljeberg vurmar för att använda bilder. Det är lättare att göra sig förstådd med bilder. Det har hon lärt genom att hon har jobbat som ingenjör i fyra världsdelar och fått uppleva vad språkförbistring innebär.

– När vi pratar kommunicerar vi på en enda kanal. Om den andra inte förstår kanske vi höjer rösten.

En enkel teckning förstärker informationen.

– Det är troligare att vi når samförstånd om vi kopplar in det visuella. Ser vi saker tillsammans kan vi förstå dem tillsammans, säger Mia Liljeberg. Hon har skrivit en bok om det, ”Låt bilden göra jobbet”.

Den som har pennan har makten, säger Mia Liljeberg till cheferna som har samlats för att höra henne föreläsa om hur man håller effektivare möten.

– Ni vet inte vad som kommer att hända om jag börjar rita. Till skillnad från Powerpoint, där ni kan läsa precis vad det står samtidigt som jag säger det.

Vi sitter i möten 25 procent av arbetstiden. 95 procent av alla chefer tycker möten är viktigt, 56 procent tycker att de är ineffektiva, 33 procent av deltagarna vet inte varför de är där, berättar Mia Liljeberg med siffror från undersökningsföretaget 3S.

Det är telefoner som ringer, teknik som strular, otydliga roller, folk som kommer och går hur som helst och väntan på dem som aldrig kommer. Mycket kan snett.

– Det som sker i ett möte är en miniatyr av er kultur, det speglar hur ni beter er. Alltså har du alltid ett ansvar för hur mötet blir, vilken kultur du vill stå för, säger Mia Liljeberg till cheferna.

 

Gilla Ny Teknik på Facebook!

14 tips – så blir mötet roligare, effektivare och bättre

1 Syfte. Informera? Skapa? Lära känna varandra? Det sistnämnda är en negligerad aktivitet, som borde ägnas mer uppmärksamhet, inte bara vara pausutfyllnad.

2 Tidsåtgång. Fasta tidsramar, så att mötesdeltagarna kan planera.

3 Förbered. Skicka ut förhandsmaterial. Då är alla på samma nivå och kan föra en dialog och tänka kritiskt. Du som mötesledare behöver inte prata så mycket.

4 Förenkla. Föreställ dig att du är en tioåring som förklarar för jämnåriga. Tekniken kan studeras på Youtube.

5 Förtydliga. Väck alla sinnen, hörsel, smak, känsel, syn. Synen dominerar, så använd bilder.

6 Förstärk leveransen. Använd kroppsspråket också, rör dig i rummet.

7 Mötesklimat. Ett idémöte måste vara öppet för alla förslag. Värderingen får komma i ett senare stadium.

8 Bikupa. Låt folk prata med varandra.

9 Engagemang. Vill du styra diskussionen, så dela ut färdigskrivna förslag och direktiv. Det kan vara bra om det är vissa saker du inte vill ska påverkas. Önskar du engagemang – dela ut pennor och post it-lappar.

10 Blädderblock. Stora tankar kräver stora papper. Häng upp dem på väggarna.

11 Stämning. Ett trevligt och roligt möte gör det mer sannolikt att mötesdeltagarna engagerar sig och får något med sig.

12 Dokumentation. Nödvändigt om mötet ska leda till ett resultat.

13 Uppföljning. Planera redan i förberedelserna.

14 Format. Alla möten måste inte vara likadana, variation piggar upp. Kanske tiden är mogen för walk-and-talk?

Elisabeth Vene

Kommentarer

Välkommen att säga din mening på Ny Teknik.

Principen för våra regler är enkel: visa respekt för de personer vi skriver om och andra läsare som kommenterar artiklarna. Alla kommentarer modereras efter publiceringen av Ny Teknik eller av oss anlitad personal.

Här är reglerna för kommentarerna på NyTeknik

  Kommentarer

Dagens viktigaste nyheter

Aktuellt inom

Senaste inom

Debatt

SPONSRAT INNEHÅLL

ANNONS