5 steg till ett helt stökfritt jobbklimat

2008-08-12 23:00  

Tillbaka till de osorterade pappershögarna du gömde innan du gick på semester. Nu är de nyvässade pennornas tid. Effektivitetsgurun David Allens 5-stegsmetod visar hur man skapar ordning i tillvaron.

Vår produktivitet är direkt kopplad till vår förmåga att slappna av, enligt effektivitetsgurun David Allen. Hans bok "Få det gjort!" har blivit kult.

Den har klättrat på bestsellerlistorna sedan den kom ut 2001, sålts i över 600 000 exemplar och översatts till 23 språk. Ett gigantiskt nätverk av Allen-fans världen över ger varandra tips och presenterar egna tolkningar.

En sak i taget. Så kan man sammanfatta David Allens budskap. Han väcker hoppet om att det är möjligt att organisera sitt kaos. Han predikar planering och rutiner.

"Köp en etiketteringsapparat och förändra ditt liv" är hans evangelium. För han har blivit en frälsarfigur, lite mot sin vilja. Men han är affärsman och vet hur man säljer sin vara.

Många lärjungar säger att GTD har förändrat deras liv. GTD, som står för initialerna i originaltiteln Getting Things Done, har blivit ett begrepp.

- Jag var överhopad av all e-post och andra störningsmoment. GTD har förbättrat kvalitén på mitt arbete, om inte annat så genom att jag har blivit bättre på att säga nej, säger webbkonsulten Merlin Mann i tidningen Wired.

Han blev så inspirerad av David Allen att han startadewww.43folders.com- en webbsajt om personlig produktivitet. Han tror att utmaningen i att lära sig behärska David Allens system är extra lockande för datornördar.

För David Allens system är inte helt enkelt att manövrera. Han jämför det med växellådan i en bil: en automatlåda är mer komplicerad än en manuell. För att förenkla en komplex tillvaro behövs ett komplext tankesystem, som visas som ett flödesschema i boken.

Allt vi måste eller vill göra, stort som smått, ligger och skvalpar i huvudet och stör, så länge som vi inte plockar ut det och sätter in det i ett system.

Låt hjärnan slippa komma ihåg en massa saker och använd den till att tänka. David Allen har en femstegsmetod.

1. Fånga allt skvalp. Allt ska med, ärendet på apoteket såväl som fusioneringsplanerna, ett nytt affärssystem eller frieriet. Rota igenom skåp och lådor, skriv en lapp på varje sak och samla allt i en enda inkorg.

2. Kategorisera. Med mappsystem slipper man gå igenom allting hela tiden. David Allen har en uppsjö av fiffiga sorteringsmetoder man kan följa. Inkorgen ska tömmas. Lägg aldrig tillbaks något i den.

3. Organisera. Bryt ner allt i konkreta åtgärder, så detaljerat som möjligt. Det är nyckeln till att få saker gjorda. Allt som kan göra på mindre än två minuter utförs direkt. Allt annat går vidare till delegering eller till att göra sedan. Övrigt flyttas till kategorin referensmaterial.

4. Kolla din åtgärdslista regelbundet, till exempel en gång i veckan, förslagsvis varje fredagseftermiddag. Då minns du fortfarande veckan, folk är på plats och hjärnan blir rensad till helgen. Det är absolut nödvändigt att ägna tid åt att fundera över mål och syfte.

5. Göra. När du fattar beslut om vd du ska göra i ett viss givet ögonblick sker det intuitivt. Men med rätt planering kan du känna dig säkrare på att dina beslut är välgrundade. Ställ dig frågan varför du ska göra en viss sak och gör dig en bild av vad det är du vill uppnå.

Om du ständigt antecknar saker du kommer på befriar du hjärnan från att vara upptagen med att komma ihåg allting och den kan användas till att tänka med i stället.

Lär dig utnyttja dödtid som uppstår, till exempel när du väntar i telefon, till att kolla din åtgärdslista.

Att David Allen sedan 20 år är präst i en New Age-kyrka har chockat många av hans superrationella fans. Han tar reaktionen med upphöjt lugn. Han står för sin tro, men det är inte den som är hans budskap till människorna.

David Allen har studerat zen-buddism och karate, varit hippie och heroinmissbrukare och blev till slut tvångsintagen på mentalsjukhus. Den perioden fick honom att ta itu med sin tillvaro.

I december kommer hans nya bok Making It All Work: Winning at the Game of Work and the Business of Life. David Allen berättar för Wired att hans mål är att inte behöva oroa sig över någonting han ska göra.

Växer så det knakar

Från att bestå av honom själv och hans fjärde hustru Kathryn har företaget David Allen & Co vuxit till ett 32-mannaföretag, som producerar såväl mjukvara och nyhetsbrev som plastmappar i glada färger och kepsar med GTD-budskap på. Han bor utanför Santa Barbara i Kalifornien i USA, där han har som hobby att lära sig bonsai-beskärning.

Elisabeth Vene

Kommentarer

Välkommen att säga din mening på Ny Teknik.

Principen för våra regler är enkel: visa respekt för de personer vi skriver om och andra läsare som kommenterar artiklarna. Alla kommentarer modereras efter publiceringen av Ny Teknik eller av oss anlitad personal.

  Kommentarer

Dagens viktigaste nyheter

Debatt