Tio strategier för att få skärpt fokus på jobbet – så optimeras arbetsplatsen

2021-03-19 11:56  

Drömmer du om fler stunder av ostört fokus och mer flyt på jobbet? Arbetslivsforskaren Gisela Bäcklander ger råd om strategier för att hitta en ostörd bubbla i din jobbvardag.

Gisela Bäcklander vill värna om tankeutrymmet. Om det ska bli något ”kunskapsarbete” värt namnet behöver vi ge våra tankar eget utrymme och tid.

– Arbetslivet i dag präglas för många av öppna, mindre strukturerade jobb med stort ansvar och förtroende. Organiseringen av arbetet lämnas i hög grad till individen själv, enligt Gisela Bäcklander, arbetslivsforskare vid Karolinska Institutet.

Hon doktorerade med en avhandling om självledarskap och i och med det fick hon idén om att sprida kunskapen om en mer skärpt arbetsdag.

I boken Ostörd (Natur & Kultur, 2020) har Gisela Bäcklander djupdykt i forskningen om hjärnan, kognition och lärande för att hjälpa läsaren att hitta strategier för att skapa en frizon, eller med författarens egna ord, en ostörd bubbla, när man behöver den.

”Företag lämnar den viktigaste biten vind för våg”

Tanken är att duka för arbetsdagen så att det blir lättare att jobba ostört och fokuserat.

– Det är roligare att tänka framåt och planera för hur något ska vara än att utöva självbehärskning och avstå saker. Vår uppmärksamhet är begränsad och miljön är viktig för hur vi presterar. Det behöver vi ta hänsyn till, säger Gisela Bäcklander.

Många arbeten kräver kvalitetsfokus men få organisationer verkar prioritera det, menar Gisela Bäcklander.

– Det är som att man lämnar den viktigaste biten vind för våg. Medarbetarna får klara sig bäst de kan.

Läs mer: Hjärnforskare: Digitaliseringen stjäl din koncentration

Förhoppningen är att fler ska organisera sin arbetsdag runt de viktigaste uppgifterna i stället för att styra upp schemat efter till exempel möten.

– Att göra framsteg på sina kärnuppgifter är dessutom ofta mer motiverande i stället för att sitta i flera möten som inte ger något.

Får man tacka nej till möten?

Hr-arbetare kan ha användning av kunskaperna för egen del men kan också hjälpa organisationen att arbeta enligt dessa principer.

– Man kan till exempel göra det tydligare med hur förväntningarna ser ut på att vara tillgänglig. Skapa policys kring e-post och chatkanaler och håll en konversation i arbetslaget eller gruppen om de här frågorna.

Det kan uppfattas som tråkigt för hr att behöva gå in och rensa i saker, men det kan verkligen behövas, menar Gisela Bäcklander.

– Hur ska kommunikation och möten fungera? Vilka normer har vi för det? Hur många möten förväntas man vara med på och får man tacka nej? Hur gör man med agenda och struktur och hur bjuder man in? Kanske kan man utbilda i hur ett bra möte ser ut. Jag tror företag och organisationer kan vinna på att höja sin möteskompetens.

Med mer tydlighet i organisationen slipper medarbetarnas ”mentala bandbredd” gå åt till att fundera på om det är okej att tacka nej till dagens fyrtioelfte möte eller om det går för sig att jobba hemma.

– Mycket av det som man får göra är det man utläser från det man ser andra göra. Om man har mycket informationsbrus i organisationen så kommer vissa överanstränga sig. Man försöker förstå och då går det åt mycket ansträngning. För vissa tar det upp mycket ”bandbredd”.

Chefer ska hjälpa till att skapa överblick och prioritera

Att minska arbetsbelastningen är inte alltid lätt eller ens görbart, men genom att få hjälp i att ställa sig lite vid sidan av och se över sina arbetsuppgifter, så kan arbetsdagen te sig annorlunda.

– Chefer kan bidra med mycket genom att skapa den överblicken och hjälpa medarbetare att prioritera.

Målet är att göra jobbet som är viktigast i stället för det som verkar mest brådskande.

– Vi behöver stanna upp och omprioritera. Gör vi det viktigaste just nu eller bara många saker? Då krävs det reflektionstid. Hade de saker vi gjorde effekt? Ska vi göra så här nästa gång?

Fokus på rätt saker gör inte bara arbetsdagen drägligare och mer utvecklande. Det ger också organisationen potential att växa.

En kärnfråga är om medarbetare har möjlighet att ta organisationens resurser i anspråk för att lösa de problem de ser, menar Gisela Bäcklander.

– Självledarskap handlar inte bara om att bete sig på ett visst sätt själv, utan även om att kunna och få ta initiativ till att förbättra organisationen.

Artikeln publicerades först i Personal & Ledarskap.

10 strategier för fokus på jobbet

1. Var snäll mot dig själv

Vi har en begränsad kapacitet i energi och koncentrationsförmåga. Därför behöver vi ge oss själva goda förutsättningar och förbereda oss så att vi, när vi har vårt fönster av maximal uppmärksamhet och energi, kan jobba koncentrerat med kvalitativt arbete.

För att kunna det behöver vi observera oss själva med en icke-dömande blick. Vad behöver jag? Vad fungerar inte för mig om jag ska kunna jobba koncentrerat?

2. Lär känna ditt jobb

Gå igenom din arbetsvecka och de aktiviteter du gör. Vad är det för slags arbete du utför och hur mycket? Arbetsuppgifter som till exempel administration, skrivande och problemlösning kräver olika slags energi och fokus. Lär känna ditt arbete närmare genom att tänka på det i ljuset av vilken slags energi det kräver.

Du kommer upptäcka att vissa uppgifter kräver mycket energi utan att skapa så mycket värde. De sakerna kanske går att ta bort eller lösa på annat sätt? Andra uppgifter tar mycket energi men skapar i gengäld mer värde. De uppgifterna behöver du ge dig själv bästa förutsättningar för. Till exempel genom att utföra dem på rätt plats och på rätt tid under dagen.

3. Identifiera och stärk de svaga situationerna

En svag situation uppstår när du ställs inför en uppgift som är öppen för tolkning och där det inte är så tydligt vad situationen kräver. Om man har sådana arbetsuppgifter kan man försöka stärka dem genom till exempel fysiska föremål för att påminna sig om vad man ska göra.

Det kan till exempel vara att använda en whiteboardtavla för att skriva upp saker, vilket ger bättre överblick än att ha de på datorn. Sådana enkla hjälpmedel kan utnyttjas för att avlasta kognitionen. Nästa gång du ska sätta dig in i uppgiften går det enklare när du slipper leta eftersom du har stärkt situationen genom att visualisera den för dig själv.

På samma sätt kan du undvika störningar genom att göra dem otillgängliga. Ett skrivbord på datorn fullt av ikoner eller det fysiska skrivbordet fullt av färggranna lappar kommer nagga på din kognitiva kraft, vare sig du tänker på det medvetet eller inte.

4. Skilj på skapartid och chefstid

För att komma ner i djupt koncentrerat arbete och få något substantiellt gjort behövs längre obruten tid, så kallad ”skapartid”. ”Chefstid” å andra sidan kan vara mer upphackad och av logistisk karaktär, ett slags organiserande.

Även ett kort möte på en halvtimme kan hacka upp skapartiden och göra den värdelös. Det här behöver chefer och hr vara medvetna om så att de kan hjälpa till att verksamheten organiseras efter vad som behöver bli gjort och inte bara utefter chefernas mötestider, till exempel, eftersom det kan förstöra arbetsdagen för andra.

5. Hjälp din egen impulskontroll

När man tänker på självkontroll och disciplin så tänker man på att stå emot impulser. I forskningen har man sett att det är opålitligt. Bättre är att strukturera situationen redan från början.

Lite som att inte köpa hem glass om du vet med dig att du bli galet sötsugen framåt tresnåret. Istället för att ta bort så kan du tänka: vad kan jag förebygga med? Vilka situationer brukar vara svåra eller kritiska för mig? Hur kan du förbereda dig och planera för dem, materiellt?

Det är så klart lättare att välja bort helt, men en del saker behöver man begränsa. Om du till exempel använder Linkedin i ditt jobb men vet med dig att du lätt ramlar in i scrollningens svarta hål så kan du begränsa aktiviteten där till ett eller ett par tidsangivna tillfällen om dagen. Utgå ifrån tiden som är rimlig för uppgiften och sätt regeln kring det. Det blir lättare att ta beslut i situationen om du har tänkt igenom den innan.

6. Värna din perceptuella och kognitiva kapacitet

Fysiska saker och gnagande tankar kan vara otroligt distraherande. Även om man är duktig på att stänga ute prat, rörelser eller tankar så belastar det vår kognitiva kapacitet. Det här går också att använda till din fördel.

En så enkel sak som en attgöra-lista med tydliga steg på en lapp bredvid datorn är ett exempel på hur du avlastar huvudet och hjälper dig själv att gå vidare i det du behöver göra. Likaså har det visat sig enklare att läsa koncentrerat på papper än på skärm. Ibland kan det vara värt att skriva ut texten.

7. Mitt hem, min borg — bygg ditt habitat

När du ska göra dina mest koncentrations- och tankekrävande uppgifter behöver du en miljö, eller ett så kallat habitat, där du verkligen kan komma till din rätt. Det innebär att du har tillgång till det du behöver, när du behöver det, för att kunna göra det och att minska distraktioner.

Förutom att ha rätt saker till hands kan också ritualer ha ett positivt värde. Till exempel: när jag kommer tillbaka från min morgonpromenad och har hämtat en kaffe så ska jag sätta igång att skriva den här artikeln.

8. Jobb som en kock: Mise-en-place

Kockar lär sig tidigt om mise-en-place: var sak på sin plats. Innan de sätter igång att skapa matkonst ser de till att förbereda allt de bara kan, så att de har tid och energi över att fullända måltiden när det väl är dags.

Samma regel går att använda för en kontorsarbetare. Fördelen med att förbereda och dela upp utförandet av den svåra uppgiften är att när man väl har obruten tid så kan man gå på de svåra sakerna direkt och inte lägga tid på att kolla upp småsaker. Att skriva en tydlig instruktion till sig själv för hur man tänker sig utföra den utmanande arbetsuppgiften gör det enklare att ”äta upp hela elefanten i små bitar”.

9. Underlätta koncentrationen och sluta jaga flow

För att klara av att jobba koncentrerat med en svår uppgift kan du förbereda dig själv genom att ge dig själv små ledtrådar eller cues. Cues hänger ihop med perception, att skapa tydliga signaler och styra sin uppmärksamhet. Det kan du göra genom att noga tänka igenom vilka steg du kan bryta ner en uppgift i och skriva ner dem.

Flow uppfattas ofta som eftersträvansvärt i arbete, men kom ihåg att den sortens känsla av flyt bygger på att du utför arbetsuppgifter du behärskar väl, du blir liksom ett med uppgiften. När du utför en uppgift som är svår eller ny så hör frustrationer till, så förvänta dig inte flyt utan gläds istället åt att du ägnar dig åt någonting värdeskapande som du också lär dig av.

10. Avsluta smartare med ready to resume-metoden

Att jobba med en stor uppgift under lång tid kräver en mental ledstång. Då kan ready-to-resume-metoden vara till hjälp. När du lägger ner uppgiften för att gå hem för dagen eller gå från det ena projektet till det andra så skriver du helt enkelt en detaljerad instruktion till dig själv inför nästa gång du öppnar uppgiften igen. Den här banala aktiviteten har visat sig vara effektiv både för att hjälpa dig släppa det mentala taget om uppgiften så att du enklare kan gå in i nästa, liksom gör det lättare för dig att återuppta den nästa gång.

Jennie Jensen

Mer om: Arbetsmiljö

Kommentarer

Välkommen att säga din mening på Ny Teknik.

Principen för våra regler är enkel: visa respekt för de personer vi skriver om och andra läsare som kommenterar artiklarna. Alla kommentarer modereras efter publiceringen av Ny Teknik eller av oss anlitad personal.

  Kommentarer

Aktuellt inom

Ledarskap