Dålig möteskultur väcker heta känslor − så kan slösmöten undvikas

2019-03-10 06:00  
Foto: Svenska Möten

Känner du pulsen öka vid tanken på en dag späckad med möten? Du är inte ensam. En undersökning visar att nära hälften av mötesdeltagarna på svenska företag och inom offentlig sektor upplever möten som ineffektiva. Men med rätt redskap kan de bli bättre.

Möten är ett viktigt redskap för att bygga en bra företagskultur, engagemang och förståelse för olika processer.

− Görs möten rätt är de väldigt kraftfulla. Då får man ut vad man vill och målen nås lättare, säger Lollo Blomberg, e-commerce manager på organisationen Svenska Möten.

Men möten väcker också heta känslor. Det fick Lollo Blomberg själv uppleva när hon nyligen träffade stressade pendlare på väg till jobbmöten. En livlig diskussion om mötesstrejk uppstod och ledde även till reaktioner på Linkedin.

− Jag tror att det beror på den stressiga vardagen. Folk har mycket att göra på jobbet och så ska man även ta tag i ett möte, säger Lollo Blomberg.

Läs mer: Möten behöver inte vara tortyr för anställda

Svenska Möten konstaterar efter en enkät bland tjänstemän under 2017 att de lägger ungefär fyra veckor per år på ineffektiva möten.

− Vi räknade på om deltagarna upplevde om möten var väl använd tid. Då svarade 40 procent att det var varken eller, respektive inte alls väl använd tid. Om nästan hälften av de möten vi deltar i saknar syfte och mål kan man säga att de är slösmöten som kostar tid och pengar.

Mötesledare följer inte upp mötet

En undersökning från 2018 bekräftar bilden. Bara 46 procent av de tillfrågade deltagarna tyckte att möten på arbetsplatsen var ganska eller väl använd tid. Däremot tyckte fler mötesledare att det var givande.

− Där har vi sett att de mötesledare som tror att det är väl använd tid inte följer upp och utvärderar om det verkligen är så.

Organisationen pekar ut fyra anledningar till att många möten kan upplevas som meningslösa. En anledning är att de hålls av gammal vana.

− Här behövs en mötesstruktur, att man ser över vilka möten man har och vilka frågor som behandlas var. Det kan vara så att man har många veckomöten på en avdelning men få för hela företaget. Då kan frågeställningar falla mellan stolarna.

Ledare saknar utbildning

Undersökningen visar även att många saknar utbildning för att leda möten. Dessutom saknas ofta mötesregler och någon som tar ett helhetsansvar för hur de ska gå till.

− Det kan vara enkla regler som att komma i tid, inte ha datorn på bordet, ha mobilen på ljudlöst, respektera olika åsikter eller att alla ska vara förberedda och pålästa.

Omvänt kan anställda gärna sätta lite press på chefer och mötesledare, menar Lollo Blomberg.

− Mötesledaren måste planera och förbereda mötet. Deltagarna har rätt att få veta vad som förväntas av dem om de ska lägga en timme av sin arbetsdag på ett möte.

Uppmuntrar anställda att tacka nej till möten

Just bristen på tydlighet kan ha banat väg för uppmaningar om mötesstrejker. Exempelvis har toppchefer som Teslagrundaren Elon Musk uppmuntrat sina anställda att tacka nej till möten som inte är produktiva.

− De anställdas tid är värdefull. Därför är mötesregler så viktiga för att det inte ska uppfattas som en protest att tacka nej om du inte förstår varför du ska vara med. Mötesstrejk kanske inte är en bra väg, men det lyfter debatten och sätter press på mötesledaren.

Läs mer: 3 experttips för att hålla i mötet – inte prata sönder det

Möteskulturer skiljer sig åt mellan länder och på arbetsplatser i Sverige är det ofta högt i tak. Då finns också en förväntan att bli inkluderad.

− Vi vill bidra med våra kunskaper, och förväntar oss att någon drar det bästa ur oss. Det reflekteras i vår inställning till möten. Man ska inte heller underskatta vikten av informella möten. Ibland kommer de bästa idéerna vid kaffeautomaten eller på en promenad, säger Lollo Blomberg.

Lollo Blombergs checklista för ett bra möte

1. Förberedelse och planering är A och O.

2. Se till att alla möten har ett syfte och mål. Varför träffas vi och vad vill vi uppnå?

3. En agenda ska skickas i förväg så att deltagarna kan förbereda sig.

4. Om video eller telefon ska användas ska tekniken först testas.

5. Sätt upp spelregler för mötet. Exempelvis att komma i tid, inte ha dator på bordet, respektera andras åsikter och vara lyhörd.

6. Anteckna beslut − vem gör vad och när. Använd gärna ett molnbaserat verktyg som alla kommer åt.

7. Pausa ibland med samarbetsövningar/isbrytare för att få igång diskussioner.

8. Inkludera deltagarna med en workshop, grupparbete eller egna skrivuppgifter.

9. Ställ frågan vad gjorde vi bra och vad kan vi göra bättre till nästa gång. Var lyhörd och ta till dig av synpunkter.

10. Skicka ut anteckningar och åtgärdspunkter med vem som ansvarar, och när, till samtliga deltagare efter mötet. Planera gärna in 15 minuter efter ett möte om du är mötesledare.

Charlotte Delaryd

Kommentarer

Välkommen att säga din mening på Ny Teknik.

Principen för våra regler är enkel: visa respekt för de personer vi skriver om och andra läsare som kommenterar artiklarna. Alla kommentarer modereras efter publiceringen av Ny Teknik eller av oss anlitad personal.

  Kommentarer

Aktuellt inom

Ledarskap