KTH inför bättre rutiner för forskarnas e-post

2009-10-28 07:56  

Efter stormen kring KTH-forskaren Peter Szakalos e-post förra veckan kommer KTH att strama upp rutinerna om hur de anställdas e-post ska sorteras och registreras.

- Det första vi nu gör är att öka medvetenheten om att KTH är en offentlig verksamhet och att alla handlingar, inklusive e-post, faller under offentlighetsprincipen, säger Ulf Nilsson, arkivchef på KTH.

En begäran om att få ut all e-post från Peter Szakalos mejlkonto fem år tillbaka i tiden drog igång en het debatt på Ny Tekniks webbsajt under förra veckan.

Nästan två hundra kommentarer följde efter den artikel där datakonsultenMichael Karnerfors trädde framoch förklarade varför han begärt ut Szakalos e-post.

Att sinka en forskares arbete
Peter Szakalos är känd för sin omstridda forskning om kopparkorrosion som kan påverka hållbarheten i det svenska slutförvaret av använt kärnbränsle och misstanken fanns att det handlade om ett sabotage mot Peter Szakalos.

- Om man vill obstruera eller sinka en forskares arbete så kan man enkelt göra det genom att begära flera års e-post som offentlig handling. Det skulle ta mig en oändlig tid att gå igenom vad som kan lämnas ut och vad som är privat eller sekretessbelagt, säger Peter Szakalos.

Först loggfilerna
Michael Karnerfors drog dock tillbaka sin begäran att få ut samtliga handlingar när det stod klart vilket bekymmer det skulle bli för Peter Szakalos.

Men han har fått ut loggfilerna på papper – 148 sidor dokumentation om datum, ärende och från vem mejlet kommit.

- Det är våra rutiner. Först loggfilerna på papper för att den som begärt ut handlingar ska kunna vara mer precis. Jag har faktiskt aldrig varit med om någon så här omfattande och ospecifik begäran, säger Ulf Nilsson.

"Yra höns på KTH"
Peter Szakalos vittnar om att KTH blev helt tagen på sängen av den omfattande begäran om att fem års e-post-korrespondens.

- Min uppfattning är att det inte finns några bra rutiner för det här. Ingen på KTH verkar vara informerad. Det var många yra höns som sprang omkring här förra veckan, säger Peter Szakalos.

"Lätt att sabotera"
Han säger att Michael Karnerfors kanske trots allt gjort forskarna en stor tjänst när han satte fingret på en svag punkt i offentlighetssystemet.

- Den som vill sabotera eller spionera kan lätt göra det. Det kan också bli så att företag drar sig för att samarbeta med KTH-forskare om de inte kan vara säkra på att forskningen hålls hemlig, säger Peter Szakalos.

Reglerna finns - men ingen vet om det
På KTH:s intranät finns sedan länge ettdetaljerat dokumentöver de regler för offentlighet och sekretess som gäller för e-post.

Men det är inte lätt att hitta. På intranätet klickar man på "KTH:s regelverk", sedan på "Övergripande styrning", därefter på "Offenlighet och sekretess" - och där under ligger dokumentet "KTH:s regler för offentlighet och sekretess avseende e-post".

Där står bland annat att alla e-postanvändare har eget ansvar för att skilja på privat mejl och e-post som hör till tjänsten.

- Men det är väl så i alla organisationer att de anställda är hårt engagerade i sina jobb och att administrativa rutiner kommer i andra hand, säger Ulf Nilsson.

Han överväger nu att införa ännu stramare regler för hur e-post ska diarieföras och hur privat e-post ska sorteras och arkiveras så att den kan hållas åtskild från tjänsteärenden.

Så funkar det

Ny Teknik bad Eva Westberg, chefsjurist på Högskoleverket, om hjälp att reda ut reglerna kring e-post och offentlighetsprincipen.

Är all e-post vid statliga universitet och högskolor offentlig?

Nej, bara mejl som klassas som "allmän handling" kan lämnas ut efter sekretessprövning.

Brev som har privat innehåll är inte offentliga. Arbetsmaterial, minnesanteckningar eller utkast, behöver heller inte lämnas ut. Men om en forskare får ett arbetsmaterial skickat till sig utifrån, är huvudregeln att det är en "inkommen" och därigenom allmän handling.

Är mejl-loggen en allmän handling?

Ja.

Hur långt tillbaka i tiden kan jag begära ut mejl eller loggar?

Så långt tillbaka som de finns sparade av tekniska skäl. Forskare har liksom andra rätt att radera mejl och städa i mejlkorgarna, enligt lärosätets regler.

Hur snabbt ska man kunna få ut allmänna handlingar?

Skyndsamt. Men sekretessprövningen och den tekniska bearbetningen får ta den tid de tar.

Kan jag vägra att lämna ut ett mejl som innehåller hemligheter som jag vill patentera?

Ja, om ett brev innehåller exempelvis affärshemligheter, kan det omfattas av reglerna om sekretess.

Monica Kleja, Ny Teknik

Lars Anders Karlberg

Kommentarer

Välkommen att säga din mening på Ny Teknik.

Principen för våra regler är enkel: visa respekt för de personer vi skriver om och andra läsare som kommenterar artiklarna. Alla kommentarer modereras efter publiceringen av Ny Teknik eller av oss anlitad personal.

  Kommentarer

Debatt