Upp ur träsket av dokumentation

2006-10-03 23:00  

Agneta Weisberg och hennes medarbetare på ITT Flygt är äntligen på väg ur dokumentationsträsket. En ändring av en konstruktion innebär inte längre tusentals arbetstimmar.

Att manualer, servicehandböcker och installationshandledningar är viktiga vet alla, liksom att de alltid måste vara rätt, på alla språk. Och det även när bara någon liten del av konstruktionen görs om.

Agneta Weisberg, chef för ITT Flygts dokumentationsavdelning, såg hanteringen av instruktionsböcker och servicemanualer som ett enda stort träsk. En ändring av färgen på en kabel i en pump kunde innebära tusentals extra arbetstimmar för hennes medarbetare.

ITT Flygt har ett stort antal produkter i sortimentet, i första hand dränkbara pumpar. Få modeller fasas ut, livslängder på 40-50 år eller mer tillhör det vanliga. Samtidigt ställer säkerhetskrav och nya EU-regler stränga krav på installationshandledningar och servicemanualer.

På ITT Flygt arbetar 120 personer med in-novationer, ett 80-tal utvecklar nya produkter och övriga arbetar med att förbättra och vidareutveckla de produkter som redan finns. På dokumentationsavdelningen försöker ett dussin personer hålla jämna steg.
- Vi hann aldrig i fatt, det var ett enda stort träsk, säger Agneta Weisberg.

Hon ville hitta en lösning där man inte behöver gå in och ändra i vartenda dokument. Exempelvis en färgändring på en kabel är ju samma på alla ställen, och då borde man bara behöva ändra en enda gång.
- Jag började rita på en lösning och så visade det sig att det var i linje med hur man tänkte ute i världen.

Tillsammans med företaget PTC och deras programvara Arbortext, ett verktyg för dynamisk publicering, är hon nu på god väg upp ur träsket.
- Nu börjar vi få till något som är helt nytt och unikt.

All dokumentation delas in i informationsmoduler och modulerna läggs sedan i en databas i XML-format. Ett system för dokumenthantering håller reda på de olika modulerna, sorterar dem och håller reda på versioner och länkar.

Texterna kan sedan användas på olika ställen och med olika layout, till exempel som html för webben, som pdf för tryck. En källa - samma information. Till detta kopplas ett översättningsminne. Alla texter översätts manuellt, men översättningarna lagras och ingen text ska behöva översättas mer än en gång.

Systemet kan också hantera olika kunskapsnivåer, allt från snabba översikter för webben till djuplodande beskrivningar för de egna utvecklarna och specialisterna.

Systemet kan också hantera olika kunskapsnivåer, allt från snabba översikter för webben till djuplodande beskrivningar för de egna utvecklarna och specialisterna.
- Vi har hunnit så långt nu att systemet är på plats, informationsblocken identifierade och skrivna och de första handböckerna ska släppas till en av verkstäderna inom kort, berättar Agneta Weisberg.

Hon hoppas på stora effektivitetsvinster, även om hon ännu inte vågar skatta hur stora.
- Men vi betalar ju enorma summor varje år bara för alla översättningar. Och nu har vi äntligen en chans att hinna med. Vi lär oss mer och mer och blir allt bättre. Och allt som kan återanvändas ska återanvändas.

Nästa utmaning är att integrera dokumenthanteringen med PLM-systemet. ITT Flygt hanterar alla cad-ritningar i PTCs ProEngineer och tanken är att all dokumenthantering ska bli tillgänglig i samma system.
- Vi sitter med i PTCs företagsråd och kan påverka integrationen mellan systemen. Det är viktigt att hitta rätt leverantör i ett sådant här arbete. Det är en långsiktig investering och har man väl valt system är det inte lätt att byta, säger Agneta Weisberg.

Monica Westman

Kommentarer

Välkommen att säga din mening på Ny Teknik.

Principen för våra regler är enkel: visa respekt för de personer vi skriver om och andra läsare som kommenterar artiklarna. Alla kommentarer modereras efter publiceringen av Ny Teknik eller av oss anlitad personal.

  Kommentarer

Debatt