Leanfilosofin handlar om att utforma ett effektivt produktionssystem genom att sätta kunden i centrum. Man ska ta bort det som inte skapar ett värde för kunden och åstadkomma en jämn arbetsbelastning.

Det var framför allt den jämna arbetsbelastningen som Ann Christine Fagerberg, enhetschef på Gripens barnmorskemottagning i Karlstad, nappade på när hon gick på leanutbildning för ett par år sedan.

– Hela arbetsbelastningen här var väldigt ojämn. Jag hörde ofta att barnmorskorna var trötta, de hämtade sig aldrig i dalarna. Det var slitsamt, berättar hon.

Det ojämna flödet gällde framför allt de första inskrivningssamtalen som hålls med gravida kvinnor. Men genom att rensa i barnmorskornas tidböcker och avsätta tid för inskrivningssamtal för varje barnmorska skapades ett jämnare flöde.

Ann Christine Fagerberg hade fått lära sig att man ska planera in en 15-procentig överkapacitet för att bättre kunna tackla toppar. Därför avsattes tid för 46 inskrivningssamtal totalt varje månad i stället för de förväntade 40 inskrivningarna.

Samtidigt togs barnmorskornas fem olika telefonnummer bort för att mottagningen bara skulle ha ett nummer in. Ansvaret för att ta emot telefonsamtal cirkulerar och barnmorskorna bokar in tider på sina kolleger.

– Förut var det mycket mer så att man ägde sin egen tidbok. Ringde någon på din telefon skulle du ta den, berättar barnmorskan Anna-Lena Ågren.

Men för att tidsfördelningen skulle fungera var det nödvändigt att rensa i allas tidböcker. Det måste vara tydligt vilka tider som är tillgängliga för de olika barnmorskorna.

– Det har stått mycket eventuellt flex tidigare, berättar Ann Christine Fagerberg.

Från början fanns det en del motstånd bland barnmorskorna mot förändringarna. Men nu upplever Ann Christine Fagerberg att alla är nöjda. Arbetsbelastningen är jämnare och arbetsmiljön bättre.

– Sökandet efter tider försvinner. Diskussionerna om ojämn fördelning hör vi inte längre, säger Anna-Lena Ågren.

– Det går att lösa topparna lättare. De blir inte så kännbara, säger Ann Christine Fagerberg.

Även de gravida kvinnorna borde uppleva en förbättring, tror Ann Christine Fagerberg och Anna-Lena Ågren.

De kommer antagligen lättare fram på telefon och får en tid för inskrivningssamtalet snabbare.

– Det optimala är att träffa en kvinna tidigt i graviditeten för att prata om risker. Nu håller vi det ganska bra att vi har inskrivningssamtalet i vecka sex till åtta, säger Anna-Lena Ågren.

Inne i ett undersökningsrum håller barnmorskestudenten Beatrice Holmström, som gör sin praktik på Gripen, på att mäta magen på Maria Söderberg, som är gravid i åttonde månaden.

– Jag tycker att lean verkar väldigt bra, eftersom man ska ha patienten i fokus. Har vi inga patienter har vi inget arbete. Det är ett serviceyrke, säger Beatrice Holmström.

I ett litet personalrum har barnmorskorna tagit fasta på leanfilosofins moment om visuell styrning. På en anslagstavla antecknas hur många inskrivningssamtal som hålls varje vecka.

På så sätt är det lätt att kontrollera om antagandet om 46 inskrivningar per månad håller.

Ann Christine Fagerberg tycker att förändringarna på barnmorskemottagningen har gett stor utdelning.

– Vad lite man kan göra för att det ska bli så bra, säger hon.

Nu planerar hon att införa lean-filosofin också när det gäller barnmorskornas övriga uppgifter, till exempel arbetet med cellproverna som tas på medelålders kvinnor för att kontrollera eventuell cancerrisk.