Projektifiera och skapa en plan som fungerar

Foto: Alamy

GUIDE. När du ger dig in i processen att söka ett nytt jobb, antingen frivilligt eller för att du måste, så kommer du möta både möjligheter, hinder och motgångar – för att till slut nå du dit du vill nå.

På vägen mot målet kommer du behöva skriva och berätta en hel del om dig själv, den du är, dina kvaliteter och mål. Du kommer prata med olika eventuellt intresserade personer i telefon, du kommer till intervjuer och du kommer få olika svar avseende hur väl du passar.

Det är lätt att hela processen blir mycket personlig. Om man inte får besked, inte går vidare eller får nej efter en intervju är det lätt hänt att man börjar tänka ”det är något fel på mig”, ”alla andra är mycket bättre”, ”jag har inte rätt profil/ ålder/ erfarenheter/ kompetens”.

Den typen av tankar brukar sällan kännas inspirerande eller ge kraft. Tvärtom, de kan göra att vi tappar motivation och börjar tvivla på oss själva och våra möjligheter.

Men högst sannolikt så är det inte fel på dig, däremot är kanske din plan och dina aktiviteter möjliga att förbättra.

Lösningen är att projektifiera!

Se hela jobbprocessen som ett projekt med en start och ett slut. Du har ett tydligt mål att nå och för att komma dit gör du en projektplan. Planen delar du upp i strategier, delmål och övergripande aktiviteter. Den första deletappen delar du in i mer och fler detaljerade aktiviteter.

Genom att se det hela som ett projekt så avpersonifierar du sökprocessen. Om det inte går du tänkt så är det inte fel på dig, däremot kanske du ska se över din plan. Du behöver kanske skruva i dina strategier, göra mer eller mindre av vissa aktiviteter eller till och med ändra målet. Det handlar med andra ord mindre om dig och mer om din projektplan.

Ett bra projektmål

Ett mål som inspirerar och fungerar kännetecknas av:

• det är positivt formulerat

• det är något du vill nå och som utgår från den du är

• det är glädjefyllt att nå (men kan ändå vara ett hårt arbete att komma dit)

• du ska ha kontroll över resultatet så långt det är möjligt

• det ska formuleras enligt SMART-principen. Målet ska vara Specifikt, Mätbart, Accepterat, Relevant och Realistiskt, Tidssatt.

Att få ett nytt job är inget du själv kan påverka till 100%, det finns ju andra som fattar beslutet. Du kan istället om du vill formulera målet som en intention: ”Min intention är att ha ett nytt jobb inom företag/bransch X eller som Y”. Intentionen är mer av en ambition, en strävan – inte något som har en bestämd deadline.

Delmålen kan du formulera efter SMART-principen

Med ett tydligt mål eller en intention skickar du också signaler till omvärlden och blir mer uppmärksam på sådant som hjälper dig på vägen, sådant som till synes dyker upp som av en slump (synkronicitet!).

Att röra sig mot ett mål som betyder något ger energi, en känsla av att ta ansvar. Det ökar sannolikheten att du tar dig till ett ställe där du kommer bäst till din rätt. Ett mål hjälper dig i olika beslutssituationer du ställs inför. Du blir tydlig mot omvärlden. Och det är kul att nå dem (även om det kan inte är en promenad i parken på vägen dit).

Ha en plan med tid och aktiviteter – och disciplin

En teori säger att varje minut du lägger på att planera sparar tio minuters genomförande.

Din projektplan är ett dynamiskt dokument som du arbetar efter varje dag. Det räcker inte med att ha en plan på pappret, du måste också blocka tid i din kalender för de olika aktiviteterna.

Planen består av målet, specificerade och tidssatta delmål och aktiviteter. Den första delen av planen är mer detaljerad. Se till att de aktiviteterna består av många små steg snarare en få stora.

Du lägger också in regelbundna avstämningspunkter, till exempel varannan vecka, då du dels följer upp hur föregående period gått, dels planerar upp kommande period. När du följer upp kan du fråga dig ”vad har fungerat bra och är sådant jag ska fortsätta med?” och ”vad kunde ha gått bättre och vad vill jag göra annorlunda?”.

Ha gärna någon du kan prata med vid avstämningspunkterna – en coach, en kompis, någon som också håller på med ett jobbsökarpojekt.

Ha gärna planen på en plats där du ser den varje dag.

Disciplinen att planera kan se ut så här:

a) Gör en lista över det du ska, vill eller måste göra nästa dag. Skriv listan kvällen innan kommande dag så att ditt undermedvetna kan arbeta åt dig under natten.

b) På morgonen, prioritera i listan. Fokusera på de aktiviteter som ger störst värde/ nytta/ resultat. Du kan om du behöver använda någon passande modell för hur du prioriterar; viktigt/bråttom, 1-5 eller A-E. Organisera listan efter dina prioriteringar.

c) Börja på morgonen med dagens viktigaste uppgift. Försök hålla fokus på den och gör den om möjligt klar. En fråga du kan ställa dig är ”Hur använder jag just nu min tid på värdefullaste sätt?”

Checklista

En jobbsökarprocess kan lätt bli personlig. Genom att projektifiera arbetet avpersonifierar du processen så att den mer kommer att handla om projektplanen och vad den innehåller. Om något inte går som tänkt är det inte fel på dig, men du kan behöva ändra något i din plan.

Bra mål är viktiga för att märka att du rör dig framåt, för att ge energi och för att skapa möjligheter att belöna dig när du når dem.

Ett bra mål kännetecknas av att:

• det är positivt formulerat

• det är något du vill nå och som utgår från den du är

• det är glädjefyllt att nå (men kan ändå vara ett hårt arbete att nå)

• du ska ha kontroll över resultatet så långt det är möjligt

• det ska formuleras enligt SMART-principen. Målet ska vara Specifikt, Mätbart, Accepterat, Relevant och Realistiskt, Tidssatt.

Det är bättre med många små steg/aktiviteter i din plan än få och stora. Det ökar möjligheten att det blir gjort och att du känner att du gör framsteg.

Ett bra sätt att skapa disciplin är att planera kommande dag kvällen före. På morgonen så prioriterar du din lista och planerar för samt börjar med det viktigaste.

Sveriges Ingenjörers expert Bengt Kallenberg

Ingenjörsbarometern

Ingenjörsbarometern logo

Ingenjörsbarometern rankar de attraktivaste arbetsgivarna. Undersökningen bygger på svar från nästan 14 000 ingenjörer.

Om Ingenjörsbarometern

Här är topp 10 2016:

  1. Google
  2. Tesla Motors
  3. Volvo Cars
  4. IKEA
  5. ABB
  6. Scania
  7. Apple
  8. Ericsson
  9. Saab
  10. Sweco

Aktuellt inom

Ledarskap